リース契約書を電子化するメリットや注意点

さまざまな紙の書類が電子化される中、リース契約書も電子化の動きが高まっています。利便性の向上、そして業務効率化といった点が注目のポイントです。ここではリース契約書の電子化の現状と電子化するメリット・注意点を紹介します。

リース契約書の電子化の現状

リース契約といっても、さまざまな規模の契約があります。小口リースは案件数も多く、行わなければならない事務処理の量も膨大です。紙の契約書で交わしていた場合、膨大な事務処理には、多くの人手を必要とします。また手作業で行うため、どうしても不備が生じてしまいます。書類の不備があった場合、その都度契約書を送付し直す…となると、契約にも時間がかかり契約を交わすために必要な経費もかさんでしまう、といった状態でした。

そこで電子化での契約が可能になった今、リース契約書は電子化の流れが高まっているのです。電子化とともにシステム化されていくことで、今まで生じていた不備もなくなり、少しの人手で今までの業務量をこなせるようになっていくでしょう。

リース契約書を電子化するメリット

無駄が削減できる

紙の書類で契約書を作成していた場合、紙代や印刷代、契約書を作成・確認する人件費や郵送代、印紙代などのコストが発生します。リース契約書を電子化してしまえば、こういったコストはかかりません。人件費はゼロにはなりませんが、今までと同じ量の業務を少人数でこなせるようになれば、人件費の削減が可能です。今まで契約書関係の業務に割いていた人材を、より力を入れたい業務へと回すことができれば、さらなる会社の飛躍も目指しやすくなるはずです。

相手（お客様）の負担を軽減

リース契約書で契約を交わす場合、必ず相手とのやり取りが生じます。相手も忙しい中で契約書を確認し、署名や捺印をして送付するという手間をかけなくてはいけません。会社同士のやり取りの場合、どれだけ在宅勤務が進んでいても相手側の会社に送らなくてはならず、結果として在宅勤務中に相手が会社に出向き、書類を確認するという手間もかかります。

電子化によって契約書がすぐに確認できれば、今までかかっていた手間が軽減します。押印手続きが自宅でも可能になれば、在宅で契約書のやり取りが完結するでしょう。

リース契約書を電子化する注意点

相手側（お客様）の協力を得る

リース契約書の電子化は、取引をするどちらか一方だけの意思では行えません。契約を結ぶお互いがきちんと電子化に納得し、了承しているかどうかがポイントです。電子化の流れが高まっており、導入をしている・導入を考えている企業が増えているとはいえ、まだシステム的に導入が難しい、電子化に対して不安を感じているという企業も少なくありません。

電子化に関しての説明をしっかりと行い、お互いに納得できた状態で電子化へと移行しましょう。

業務担当者のフォローが必要

今まで紙の契約書での業務フローに慣れていた担当者が、電子化によって新たな業務フローを理解しなくてはいけません。従来のやり方に慣れていた担当者にとっては、新たな負担となるはずです。

とはいっても、長期的にみれば電子化することで担当者の業務負担も軽減するため、マニュアル作成や研修を開催し、新たな業務フローをしっかりと浸透させましょう。運用開始後もしっかりとフォローして、担当者が不安なく電子化の業務フローに慣れていけるようにサポートする必要があります。

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