ミライカエルくん
いろいろありすぎる電子契約サービス、比較サイトもたくさんあって迷うよね。これから導入するなら、「業界内でも信頼のおける機関に加入・認証されているか」と「あなたの会社にあったサービス・機能を提供しているか」を重視して検討すると良いよ。この2つをクリアすることで、必然的に「国や然るべき機関から“お墨付き”をもらった“自社で使いやすい”電子契約サービス」を利用することができるんだ。早速探してみよう！
ナビゲーター：
ミライ
カエルくん
「電子契約サービス」の導入により、日本の企業の未来が変わることを伝えたいカエル♂。各サービスの魅力や導入のメリットを解説している。
「信頼性」を重視して電子契約サービスを選ぶなら、そのサービスが「JIIMA（ジーマ）への加入」と「グレーゾーン解消制度の利用」の2点をクリアしているかを確かめましょう。
いずれの団体・制度も、国から認められているものです。どのような団体・制度であり、電子契約サービスを選ぶうえでなぜ重視すべきなのかについて解説します。
「JIIMA」は、電子帳簿保存に対応したソフトウェアが法的要件を満たしているかを確認する取り組みを行う団体。JIIMAから認証されることで、一般ソフトウェアで発生する国税・税務署への申請が不要になる、国税局に認められている公的な団体によるものなので安心、といったメリットがあります。ただし、電子契約サービスに関しては、業界全体的に認証がまだ進んでいません。それでも、まず「JIIMA」に入会しているということは、常に新しい情報を取得し、対応に務めているシステム会社である証になります。
頻繁に法改正が行われていることからもわかるように変化の多い業界なので、システム会社にはその変化に対応できるだけの基盤とスピードが求められています。その事情を踏まえると、JIIMAへの加入を重視することは、「その企業の意識の高さを図ることにつながる」のです。
※参照元：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)公式㏋/電子帳簿ソフト法的要件認証制度より（https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/）
ミライ
カエルくん
電子契約サービスに対するJIIMA認証「電子取引ソフト法的要件認証制度」は、令和3年度電帳法改正に合わせてスタートした比較的新しい制度なんだ。今後、認証を受けた電子契約サービスが増えるはず。要チェックだね！
企業やNPO法人など事業者が新規事業を計画する際、関係する規制の有無や適用範囲が明確でないことがありますよね。「グレーゾーン解消制度」とは、規制適用の範囲が不明瞭（グレー）な場合においても、事業者が安心して新事業を展開できるよう規制適用の有無を規制所管大臣に照会できる制度。これにより、事業者は自ら規制改革を推進することができます。
グレーゾーン解消制度を利用し、規制に抵触しないよう事業所管省庁によるサポートを受けている電子契約サービスは、国のルールに則ったクリアなサービスであるといえるでしょう。グレーゾーン解消制度を利用し回答を受けている事業者は、電子署名の正当性を確認する認証業務を担うデジタル庁の公式HPで確認できます（2022.1.17時点）。
※参照元：経済産業省公式HP/グレーゾーン解消制度・プロジェクト型「規制のサンドボックス」・新事業特例制度より（https://www.meti.go.jp/policy/jigyou_saisei/kyousouryoku_kyouka/shinjigyo-kaitakuseidosuishin/）
ミライ
カエルくん
2022年1月17日時点で、グレーゾーン解消制度を利用&回答を受けている事業者の明確なリストは存在しておらず、回答の有無はデジタル庁公式HPに掲載されている回答書（PDF）の内容を確認する必要があるよ。
「デジタルトラスト認証センター（JIPDEC）」は、各社サービスが 電子署名法に則った認定の基準に適合しているかどうかを調査する機関だよ。電子署名法の主務大臣（内閣総理大臣および法務大臣）からの指定を受けているんだ。ただし、「電子契約」ではなく「電子署名」に関する認証だから、このサイトで紹介する電子契約サービスのほとんどが今のところ認証を受けていない。もしかすると今後、電子契約サービスの領域においても重要な制度になる可能性があるから、動向はチェックしておこう。
2022年時点のこのサイトでは、「JIIMAへの加入」と「グレーゾーン解消制度の利用」を重要なポイントとして定義し、おすすめの電子契約サービスを選定したよ。チェックしてみてね。
※参照元：デジタルトラスト評価センター（https://esac.jipdec.or.jp/faq/esac.html）
グレーゾーン解消制度
を利用する
JIIMA会員企業の
電子契約サービス3選
2022年1月時点で、グレーゾーン解消制度を利用するJIIMA会員企業の電子契約サービスは、「DocYou」「GMOサイン」「Acrobat Sign」の3つでした。それぞれ特徴の異なるサービスなので、どのような人におすすめなのかとあわせて特徴をご紹介します。
契約書だけではなく
取引業務全般の書類を
一元管理したい
※引用元：DocYou公式HP（https://docyou.nhs.co.jp/）
システム
「DocYou（ドックユー）」は、電子契約・電子取引・書類配信・ドキュメント管理といった、企業間取引・バックオフィスに必要な機能を1つで対応する統合型クラウドサービスです。専用型の電子契約サービスと違い、用途に合わせて使用するシステムを変更しなければならない手間がありません。複数企業との取引はもちろん、社内の複数部署を介したやり取りにも対応しています。
法的効力
「DocYou（ドックユー）」は電子帳簿保存法に対応しており、立会人型の電子署名に加え、法的効力を持たせるためのタイムスタンプも付与しています。第三者が介入する「立会人型」の電子署名を有効とする※、二要素認証にも対応しているので、安心して企業との取引に「DocYou（ドックユー）」を利用することができます。
※利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するＱ＆Ａ（総務省・法務省・経済産業省発表）[PDF]（https://www.moj.go.jp/content/001323974.pdf）
セキュリティ
「DocYou（ドックユー）」の通信はすべてSSL/TLSにより暗号化されており、盗聴や改ざんを未然に防いでいます。保存データにおいては暗号化するだけでなく、複数の遠隔地に分けて保管して災害などによるデータの損失リスクを低減。また、異なる二つの要素を組み合わせて行う「二要素認証」に加えて、IPアドレスの制限・クライアント証明書によるアクセス制限・カスタム制限により、セキュリティを強化しています。
ミライ
カエルくん
「DocYou（ドックユー）」の魅力は機能の豊富さだけじゃなくて、提供会社である日鉄日立システムソリューションズ株式会社のサポートにもあるんだ。
電子契約サービスの導入に際して“一番大変”といっても過言じゃないのが「社内外に対する導入の説明」だと思うんだけど、日鉄日立システムソリューションズは社内外に向けて導入説明会を開いたり、必要資料を揃えたりと、企業の代わりに面倒くさい部分をサポート。
特に、取引先や社内の部署が多い中～大企業には嬉しいフォローだね。
※スタンダードプランの場合
毎日大量にメールをさばいているため、書類を探すためには都度検索をかけていたが、DocYouはアクセスすれば確認できるので把握がしやすくなりストレスが減った。招待ユーザーの場合、招待側は送受信の請求がないので、導入しても取引先に負担をかけず請求書のやり取りをはじめられるので良いと思う。
※引用元：ITreview(https://www.itreview.jp/products/docyou/reviews#tutorial)
3社間取引にも、DocYouなら一度ログインして取引先としてA社とB社を設定して送信するだけで対応でき、他のシステムのようにいちいちログインし直して個別に対応する必要がないことも大きなメリットでした。これまでは実現できなかった領域での業務効率化が加速することを期待できました。
※引用元：DocYou公式HP(https://docyou.nhs.co.jp/case/001)
低コストかつ
導入企業の多さで選びたい
電子契約機能だけでいい
※引用元：GMOサイン公式HP（https://www.gmosign.com/）
システム
「GMOサイン」は、電子署名の機能のみが備わった電子契約サービス。月額利用料が9,680円（税込）となっており、「電子契約の機能だけを使いたい」という企業にとっては無駄のないシステムです。標準で差し込み文書一括送信機能が搭載されているため、CSVファイルにデータを入力し、アップロードするだけで契約書を一括送信することが可能です。
法的効力
「GMOサイン」は、電子署名のうち当事者型・立会人型のどちらにも対応しています。プランとして、メールと手書きサインによる認証を行う「契約印プラン」と、電子証明書による認証を行い実印と同様の法的効力がある「実印&契約印プラン」を用意。いずれも法的効力を持ちますが、特に「実印&契約印プラン」は高い証拠力を発揮するためガバナンス強化に適切です。
セキュリティ
「GMOサイン」は、セキュリティ・内部統制パックをオプションとして申し込めます。「セキュリティ・内部統制パック」には、社外からのログインや就業時間外での従業員の利⽤を防ぐ「ワークフロー固定機能」や、紙媒体と電⼦書⾯の複数で管理する⼿間を省く「スキャン⽂書管理機能」など、便利かつ安心できる機能が充実。初期・月額費用ともに55,000円（税込）となっています。
ミライ
カエルくん
「GMOサイン」の魅力は、何と言っても月額費用の安さとシンプルな機能。
必要に応じてオプションも用意しているけど、本当に「電子契約サービスだけで良い」という企業には導入しやすいサービスなんじゃないかな。
PCでメールを確認できなくても、スマートフォン上で契約締結業務を完了させることができるスマホアプリもあるんだって。取引先がPCを持っていない場合でも、スマホなら電子署名を簡単に依頼できちゃうね。
契約印と実印両方を月額約9000円で利用でき、コスパが良い。印紙代や郵送費が不要になる。機能がシンプルなので使いやすい。
※引用元：ITトレンド(https://it-trend.jp/electronic_contract_system/8847/review?page=2)
スマホのみで契約書にサインも出来るので、印鑑を使用せずに非常に手軽に契約出来ること。サインも自動サインできるので、署名などもしなくても良い点。
※引用元：ITトレンド(https://it-trend.jp/electronic_contract_system/8847/review?page=7)
海外対応・多言語対応している
サービスを使いたい
※引用元：Acrobat Sign公式HP（https://www.adobe.com/jp/sign.html）
システム
「Acrobat Sign（アクロバットサイン）」は、 世界各国のコンプライアンス要件に対応している電子契約サービス。英語、ドイツ語、中国語など34言語に対応しており、送信者と署名者の両者は目的の言語を指定して利用できます。Adobe Scanモバイルアプリを使えば、文書を簡単にPDF化すること可能。海外との取引がある企業にとって、利用しやすいサービス内容になっています。
法的効力
「Acrobat Sign（アクロバットサイン）」の法的有効性は、日本国内はもちろん世界でも認められています。ほとんどの国や地域で法的拘束力を持つ「立会人型」の電子署名をメインに利用でき、必要に応じて「当事者型」の電子署名を選ぶことも可能。契約の処理が完了した文書には、 アドビによる証明と改ざん防止の封印が施され、すべての関係者宛てにコピーが送付されます。
セキュリティ
「Acrobat Sign（アクロバットサイン）」は、世界各国の業界特有の規制に対応しており、 定期的に第三者機関に監査を依頼しています。独自の取り組みとして、1,000項目ほどのセキュリティ対策規定に基づいて対策を実施。第一線の研究者や研究機関、業界団体と協力して、脅威や脆弱性を把握し、常に高度なセキュリティ技術を組み込めるよう努めています。
ミライ
カエルくん
Acrobat
Sign（アクロバットサイン）を提供する「Adobe」は、今では当たり前に使われているPDFの生みの親。
世界中で使われているシステムを開発・運用している会社だからこそ、電子契約サービスの海外対応や多言語対応にも力を入れているんだね。
国外の企業との取引や海外に支店がある会社には嬉しい機能が多いんじゃないかな。
「Acrobat Sign」公式HPで
機能や海外対応を
さらに確認
米国だけでなく中国・韓国など、多くの言語に対応しているため、グローバル化を進めるのにとても役立った。この製品の海外での実績も多いので、相手企業も安心して使ってくれている。
※引用元：ITreview(https://www.itreview.jp/products/adobe-sign/reviews)
PDFを開いてからそのまま電子契約を作成できます。操作もわかりづらい点が少なく、シンプルに利用できます。また、PDF編集をいつも使用しているので、新しく覚えるという感覚はなく、抵抗感はあまりなかったです（※個人の感想です）。
※引用元：ITreview(https://www.itreview.jp/products/adobe-sign/reviews)
2021年12月1日時点で、JIIMA会員としてリストに記載されている「電子署名機能付き電子契約サービス（会社）」を集めました。「グレーゾーン解消制度」の利用はもちろん、電子契約サービスを導入するにあたり必要な機能を項目にしているので、自社に合った電子契約サービスが検索できます。調査の結果、詳細が不明だったものに関しては「要問合せ」と記載しています。
※参照元：JIIMA公式HP「JIIMA会員企業リスト」[PDF]（https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/pdf/jiima_meibo.pdf）（2021年12月1日時点）
「実装機能の内容」はもちろん、すでに利用しているシステムとの連携を希望するなら「API連携の可否」もチェックしましょう。
あらかじめ「導入にかかる費用」をチェックし、実装機能とコストのバランスを見ながらサービスを選びましょう。
導入して終わりにしないための「サポート内容」、事前にUI/UXが試せる「無料お試しの有無」も確認しましょう。
ミライ
カエルくん
ミライ
カエルくん
電子契約サービス導入に伴う「担当者の悩み」が分かるアンケート※によると、導入が進まない背景には「自社の要件を満たすサービスが見つからない」「予算が下りない」「社内調整が大変」といった悩みがあるみたいなんだ。それぞれの悩みをクリアにする、「電子契約サービス導入のポイント」を絞り込み検索の項目にしているよ。検索時の参考にしてみてね。
※参照元：電子契約サービスSigning（サイニング）が、2021年2月1日～2021年2月4日の期間に会社員302名を対象に行った「電子契約サービス導入状況の実態調査」から参照（https://e-signing.jp/news/news-100/）。
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| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 要問合せ |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 33,000円（税込） |
| 初期費用 | 300,000円（税込） |
|---|---|
| 月額費用 | 65,000円（税込） |
※参照元：「ClimberCloud」公式HP（https://pandora-climber.jp/）
| 初期費用 | 440,000円（税込） |
|---|---|
| 月額費用 | 990円（税込） |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 9,680円（税込） |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 11,000円（税込） |
| 初期費用 | 要問合せ |
|---|---|
| 月額費用 | 要問合せ |
| 初期費用 | 要問合せ |
|---|---|
| 月額費用 | 要問合せ |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 8,580円（税込） |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 22,000円（税込） |
※参照元：CONTRACTHUB公式HP（https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/contracthub/）
| 初期費用 | 要問合せ |
|---|---|
| 月額費用 | 要問合せ |
| 初期費用 | 要問合せ |
|---|---|
| 月額費用 | 3,278円（税込） ※年額プランを月額費用で換算した場合 |
※参照元：リーテックスデジタル契約公式HP（https://le-techs.com/service/）
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 11,000円（税込） |
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 11,000円（税込） |
自社を含めて、最大5社間の電子契約を締結できるサービスです。紙書類もPDF化してクラウド上に保管でき、契約状況をタグや種別などで簡単に把握できます。電子帳簿保存法の保存要件を満たすことが可能です。
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44言語で署名できる電子契約サービスです。電子署名だけでなく、契約ワークフローを管理でき、承認作業の負担を軽減できます。世界各国で100万社以上（※）に使用された実績があります。
※参照元：Docusign公式㏋/ドキュサインお客様導入事例一覧より（2021年12月時点）（https://www.docusign.jp/blog/customer-case-study-list）
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会計事務所向け基幹システム「OMSクラウド」のユーザーが利用できる電子契約サービスです。顧問契約書や同意書の電子化ができます。テンプレート化もできるため、契約締結までの時間短縮が図れます。
法定保存文書全般に対応している電子契約サービスです。立会人型・当事者型を案件により使い分けられます。固定料金制のため、電子署名やタイムスタンプはいくら使用しても課金が発生しません。
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認証タイプ・実印タイプと2種類の電子署名タイプを提供している電子契約サービスです。スキャン保存も対応しており、便利な機能をワンパッケージで提供しています。また、運用までの設定や操作方法をサポートも依頼できます。
Adobe ReaderでPDFを開くだけで多言語に対応している電子契約サービスです。自動化ツールを利用すると、複数社への契約文書の配布を自動化できます。大量の契約書も簡単に送信することが可能です。
弁護士監修の電子契約サービスで、電子署名法に準拠しています。クラウド型のサービスのため導入がしやすく、情報を国内の2カ所のデータセンターで保管しているので、高いセキュリティを確保しています。
最短1分で契約締結できる電子契約サービスです。送信先へのリマインドができ、PDFファイルや宛先をテンプレート化することも可能です。また、メール認証だけでなく、任意の英数字を組み合せたアクセスコード認証も利用できます。
電子証明書・タイムスタンプは60署名まで基本料金に含む、オールインワンのサービス料金で提供している電子契約サービスです。電子証明書の発行料金を含むため、ランニングコストを抑えることが可能です。
URLで契約書を確認できる電子契約サービスです。書類内容を修正しても同じURLで確認できるため、送り直す手間がなくなるほか、書類の重複を防ぐことができます。また、ユーザー数無制限のため、全社で対応することが可能です。
契約書のアップロード・取引先情報の入力・押印位置の指定だけで契約締結ができる電子契約サービスです。紙・電子契約書のどちらにも対応でき、ワークフローは自由にカスタマイズできます。
基本料金が無料の電子契約サービスです。契約書の作成から送受信、承認や署名まで完全無料で利用できます。文書を1年以上保管する場合は、1文書あたり11円（税込）が発生します。
電子署名法と電子記録債権法を併用した電子契約サービスで、法人にも対応できます。有料プランはタイムスタンプの付与ができ、プラミアムプランでは月間1,000回まで無料で付与が行えます。
電子署名・書類保管機能が付いている電子契約サービスです。不正なアクセスをブロックするほか、データベースは毎日バックアップされるため、不測の事態が起こった際も大切な文書を守ります。
書類や印鑑・契約など煩雑な業務をすべてオンライン化することができるDX-Sign は、シンプルでわかりやすいUIにより自社も相手先も使いやすいツールとなっています。契約関連業務の効率化とDX化を同時に進めることができます。
承認機能やユーザー管理機能がすべて標準装備となっているSATSIGNは、顧客の用途に応じて当事者型署名やクラウド型署名を選ぶことができます。また、二段階認証だけでなく二要素認証機能も利用できるなどセキュリティ性も高いツールです。
クラウド上に電子契約書をアップロードすることで顧客に送付し、顧客側が電子契約を行うことによりWeb上で契約業務を完了させられるツールです。契約書への入力項目追加など、カスタマイズ性にも優れています。
さまざまな契約フローにも対応できる電子契約ツールであるいえらぶ電子契約（いえらぶサイン）は、コスト削減や業務効率化の改善、大量にある書類の保管効率化などが期待できるソリューションです。
長期にわたる安定運用と数多くの導入実績を誇るCECTRUST-Lightでは、培ってきたさまざまなノウハウを活用し、コスト削減のみならず業務効率化にも貢献しています。安心の長期原本保管も実現することができるツールです。
ラクラク電子契約は電子ファイルの共有を行うツールであり、新規登録無料・月30件まで無料の電子契約ソリューションです。契約書データのクラウド共有や強力な検索機能なども利用することができます。
電子契約プラットフォームβは日本大手のさくらインターネットが提供する電子契約ツールのβ版です。無料でしようすることができ、さまざまな機能をいつでも利用することが可能になっています。
電子署名ツールであるZoho Signは、さまざまな機能を備えつつシンプルで使いやすいインターフェースが魅力ですが、無料で始めることができます。簡単に電子署名が行えるほか、自社ブランドのロゴを追加するなどカスタマイズ性にも優れているソリューションです。
国産の電子契約サービスで、契約書の作成から締結までをスピーディに行えるシステムです。複数ファイル形式に対応し、手書きのサインやファイル添付が可能。プレミアムプラン以上は電話によるサポートを実施しています。
電子署名・文書登録・承認依頼など豊富な機能を搭載した電子契約サービスです。サービスの導入相談から提案、導入支援やアフターサポートにすべて対応しており、トータルソリューションとして提供しています。
不動産賃貸取引に関わる電子契約システムです。契約書類や重要事項説明書などを電子化し、入居申込者とのスムーズな契約締結を可能にします。不動産取引にかかっていたコストや手間を省くため、業務の効率化も期待できます。
電子契約をサポートし、契約書類・取引関係書類など証憑書類をデジタル化して、一元管理を可能にするシステムです。電子ファイルに署名を促す「署名機能」を持ち、取引先の登録、送付・返信、署名入り文書の保存などが可能です。
さまざまな契約業務をオンラインで完結させ、電子契約書や紙の契約書に関わらず一元管理が可能に。契約書の紛失や破損を防ぎ、リスクを低減させます。既存のすべての契約書類もデータ化でき、クラウド上にデータベースの構築が可能です。
freeeサインは、契約文書の作成から締結、さらには保存や管理まで、契約業務のさまざまなプロセスをオンラインで完結させる電子契約サービスです。契約書のテンプレート登録、社内承認のワークフロー作成などでも力を発揮します。
電子署名法に準拠した、契約締結から管理までを可能にするクラウド型電子契約サービスで、シンプルなUIが特徴的なシステム。情報は複数のデータセンターで保管し、要求水準が高いとされる金融機関や官公庁でも導入実績があります。
購買システム、契約システム、支払システムをつなげることで、見積り、発注・納品、請求・支払いまでの支出関連を一元的に把握し、コストの削減化に寄与するクラウドサービス。契約業務もすべてクラウド上でおこなえます。
不動産売買に特化し、契約確認や書類引き渡しまでの契約関連ソリューションをワンストップで提供するRelease(レリーズ)。案件名、部屋番号、決済日など不動産業務に必要な項目を盛り込み、使いやすい設計になっています。
日本電子署名法はもちろん、ヨーロッパの電子署名ルールである欧州eIDAS法や、アメリカの電子署名規則である米国ESIGN法にも準拠した電子署名APIサービスのCMサイン。オペレーションを簡略化し、管理コストを減らしてくれるでしょう。
FAST SIGNはプラン内の通数なら定額料金で利用できる電子契約で、複数枚の契約書でも1通としてカウントするなどリーズナブルな利用が可能でしょう。しかも契約発効時ではなく締結時にカウントされるので無駄がありません。
ROOMSは、さまざまなオンライン商談機能を搭載したツールです。電子契約に関連した機能も豊富で、商談から契約へ至るまでの流れをスムーズにできます。利用にあたっては、アプリの事前インストールなどの作業が不要です。
電子契約に関する機能を一通り提供しているクラウドコントラクト。シンプルなサービスですが、その分使いやすい設計が特徴です。契約書は簡単に送信が可能なほか、契約後の契約書を自動で保管できる機能などを搭載しています。
Shachihata Cloudは、電子契約の社内承認や締結など、一連のフローをワンストップで対応可能なツールです。電子契約関連以外にも、グループチャットや勤怠管理といった機能を備えているほか、独自のカスタマイズも相談ができます。
クラウドなので法改正にも瞬時に対応。定型作業を瞬時に行えるなど、業務効率化を促進してくれるツールです。
専任のカスタマーサクセス担当を用意しており、導入後のサポートに加えて定期的なミーティングまで行っています。
ここまで様々な企業の電子契約サービスをご紹介しましたが、「結局どれを選べば良いかよくわからない」という方にむけて各種サービスの機能を比較表にまとめました。対応している電子署名タイプにも違いがあるので、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。
電子契約システムとは、契約書をはじめ様々な書面を取り交わす際に、押印や署名の代わりにPDF形式の電子ファイルにタイムスタンプや電子署名をすることで、ペーパーレスでの重要な取引を可能にするシステムのことです。
契約書や書類の締結だけでなく、契約文書の作成や保管もできるタイプもあり、手続きの簡略化や業務効率の向上に繋がるメリットもあり、注目を集めています。
電子契約サービスは電子署名を利用して電子契約を結ぶことで、なりすましや改ざんなどを防いでいます。電子署名は、利用者自身が外部の電子認証局で取得した電子証明書を用いて本人であることを証明する「当事者型」と電子契約システム（サービス事業者）を介して、メールやSMSを用いた認証によって本人確認を行う「立会人型」の2種類があります。
電子契約を行う仕組みは、利用者が契約書をアップロードした後、宛先を入力してURLを記載したメールを送ります。取引先はそのURLからアクセスし、契約書を確認し、問題がなければ合意し、締結済みの書類がメール配信され、クラウド上でも自動で保存されます。
電子契約サービスを導入するとオンライン上で契約締結が完了するため、契約関連業務の効率アップが可能になります。また、紙での契約には必要不可欠だった収入印紙が必要なくなるため、コスト削減にもつながるなど様々なメリットがあります。
しかし、取引先の電子化が難しかったり、理解が得られなかったりする可能性があり、導入初期には混乱が生じやすいなどデメリットもあります。
電子契約サービスの機能は、安全性を高める機能や業務効率化に役立つ機能、情報管理に役立つ機能などが搭載されています。ここでは、基本的な機能についてまとめています。
電子契約サービスを選ぶ際には、導入実績や機能などについて、あらかじめしっかりとチェックしておく必要があります。ここでは、電子契約サービスの選び方のポイントをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
電子契約への切り替えは、自社だけではなく取引先の協力も必須です。そこで、各サービスの導入実績に注目してみるのもひとつの方法です。数多くの企業に選ばれているサービスであれば、必要な機能がない、といった失敗は起きにくいと考えられます。
電子契約サービスを選ぶ際には、文書管理機能が充実しているかどうかという点に注目しましょう。
顧客と取引する際には、契約書はもちろんのこと、見積書や領収書など、お互いに様々な書類を交わします。これらの書類を交わす際、メールを使うこともあれば、紙ベースで行うこともあるでしょう。多くの書類を様々な形式で交わすことになる以上、文書管理機能が充実しているかどうかという点は、非常に大切です。
もとより、電子帳簿保存法では、書類の検索性が電子データ保管の要件となっているため、必然的に文書管理機能へ注目しなければなりません。
テンプレート機能の使い勝手が良い電子契約サービスを選びましょう。
ビジネスを完遂するためには、売買契約書や業務委託契約書、秘密保持契約書など、様々な種類の契約書が登場します。これらの契約書を交わす際、イチから作成し直していては手間も時間もかかるでしょう。
頻繁に使う契約書は、あらかじめテンプレートとして用意しておくことが基本。多くの電子契約サービスにはテンプレート機能が搭載されているので、使い勝手の良さを基準に各サービスのテンプレート機能を比較してみましょう。
APIとは「Application Programming Interface」の略語。ソフトウェア同士やソフトウェアとWebサービスなどを連携させる仕組みをAPIと言います。
API機能に対応している電子契約サービスならば、例えば今まで社内で使われていた文書管理システムと連携させることも可能。両者を連携させれば、契約書の管理は従来の文書管理システムで行いつつ、契約は電子契約サービスで行うことができるようになり、業務の利便性が向上します。
大量の顧客と契約する場合には、API機能でCRMと電子契約サービスを連携させると便利です。
ワークフロー機能を搭載した電子契約サービスを導入すれば、契約書の作成と同時に決済申請を行うことが可能。課長や部長など、決裁者を回ってハンコをもらってくる必要がなくなるので、担当者も上長も互いに業務が効率化します。
承認者を固定する機能があらえ、契約のたびに決裁者を設定する必要がなくなるので、さらに便利です。
電子契約への切り替えは、自社の手続きのみで完結するものではありません。取引先の協力も必要となるため、取引先への負担も考慮して切り替えを検討する必要があります。
お互いに電子契約を未導入で、かつ導入に前向きな場合には、導入実績の多いメジャーなサービスを選ぶのが無難で安心かもしれません。
また、すでに取引先が電子契約サービスを導入している場合には、取引先に新たな負担を与えないよう自社も同じ電子契約サービスを選ぶか、または互換性のある電子契約サービスを選ぶようおすすめします。
電子契約の電子署名には「当事者型」と「立会人型」の2つがあります。両者は法的な効力に差があり、例えるなら、紙の契約における「実印」と「契約印」のような違いだとされています。
大口の売買契約や重要な業務委託契約には「当事者型」を使用し、雇用契約や通常契約には負担の少ない「立会人型」を用いるといった形で使い分けるのも1つの手段です。
電子契約システムによって、両方を取り入れているものや、どちらか一方のみ採用しているものなど対応は異なります。自社の方針や契約の種別などによって、検討しましょう。
これでワカル
電子契約とは、簡単にいうと契約締結に電子的方法を用いること。オンラインで契約を締結できるので、電子帳簿保存法対応はもちろん、リモートワーク推進のために導入する企業が増加しています。しかし、電子契約サービそのものの違いや法律について「よくわからない」という方も多いのではないでしょうか。
電子化にかかわる法律と効力、電子署名の役割、収入印紙が不要な理由、費用対効果など、導入にあたり知っておきたい基本的な情報をまとめました。
頻繁に法改正が行われることを考えたときに、企業として最低限チェックしておくべきなのはどの法律なのでしょうか。契約書の電子化にあたり、関係してくる法律や電子文書の法的効力について調べました。
電子契約の電子署名には、契約者本人が合意した証拠を残す役割があります。さらに具体的にみていくと、電子署名には「当事者型」「立会人型」がありますが、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。意外と知らない電子サインとの違いについても触れています。
課税事項を証明する目的で文書を作成する場合は課税対象となりますが、電子契約は作成にはあたらないとして非課税となっています。なぜ、課税対象にならないのでしょうか？国税庁の見解を踏まえて解説します。
各社電子契約サービスが公表している、費用対効果を出せた事例をご紹介します。電子契約サービスを導入することで、どこまでコスト削減につながるのでしょうか。ぜひ参考にしてください。
日本独自とも言えるハンコ文化。契約書を含む書類のやり取りをする場合、押印を必須としているのが一般的です。電子契約についてはどうかというと、印鑑は必須ではなく、かわりに電子署名や電子印鑑が必要となります。電子印鑑を利用するうえでの注意点についてまとめました。
電子契約書を自社で作る場合、契約書を作成するための環境や法律についての知識が求められます。そのため、電子契約サービスを利用して作成するのが一般的です。電子契約サービスの導入前にやっておくべきことを解説します。
令和3年度に電子帳簿保存法が改正され、電子契約の保存データの取り扱い方や保存要件が見直されています。電子契約を導入する前に押さえておくべき、データ保存の方法や要件などについてまとめました。
業務をスピーディーかつ効率的に進めるために便利な電子契約ですが、留意しておくべきリスクも多いので、慎重に使用することが大切です。代表的なリスクを紹介した上で、それぞれのリスクを低減するための対策をご紹介します。
電子文書に不正な変更が加えられていないかどうかを見極めるために、有効に活用することができるタイムスタンプについて解説しています。文書の完全性向上だけでなく、電子帳簿保存法への対応といった観点などからも、導入の検討をおすすめします。
電子証明書の申請をする際に利用する認証局。電子証明書の発行や管理などをおこなっています。認証局の仕組みや主な４つの役割、そして「パブリック認証局」「プライベート認証局」の2種類がある認証局について、それぞれのメリット・デメリットを紹介しています。
会社には社内のルールや業務手順などを定めた社内規定があり、電子契約を導入する場合は社内規定も既存の内容から電子契約を前提とした内容へ変更しなければなりません。電子契約導入に合わせた社内規定について解説します。
取引先から電子契約による契約を依頼された場合、安易に電子契約を導入する前に様々なポイントをきちんとチェックした上で、自社の状況と照らし合わせて判断する必要があります。電子契約を依頼された場合の注意点をまとめました。
電子契約サービス会社は複数存在し、それぞれにサービス内容や料金プランなども異なっています。そのため電子契約サービスを新しい会社へ乗り換えることは珍しくありません。電子契約サービスの乗り換えについて紹介します。
無権限者である関係者や無関係な第三者などが、契約の権限者であるかのようになりすまして不正行為をおこなう可能性のある電子契約。発生しやすいリスクをふまえた上で、本人確認がしやすく、かつ安全性が高いと考えられるサービスを利用することが大切です。
メール認証は、なりすましによる被害を受けるのを回避するのに有効ですが、その仕組みをしっかりと理解しておくことが重要です。メールの送信先を間違うと、無権代理などが生じるリスクがあるためログイン情報の漏洩にも注意しましょう。
ひな形は、業務の手間をできるだけ省き、効率的に業務を進めるのに役立ちます。契約内容を問わず、契約書には共通部分があります。その部分のひな形を予め作成しておくことで、契約のたびに共通部分を作成する必要がなくなります。
| 書面契約 | 電子契約 | |
|---|---|---|
| 形式 | 紙面 | PDF・ 電子データ |
| 証拠力 | 印鑑・印影 | 電子署名・タイム スタンプ |
| 事務処理 | 実物管理 | サーバー 管理 |
| 印紙税 | 200円 ～2,000円 |
不要 |
電子契約と書面契約では、保管する書類の形式、証拠力、事務処理、印紙税にはっきりとした違いがあります。表の通り、電子契約では書類を電子データ（PDF）で保管しますが、書面契約ではすべて紙面で書類を保管するため、電子契約の方が紙面代をカットできる&保管場所を用意しなくて済むといったメリットがあります。また、電子契約なら不測の事態に見舞われた際も、サーバーからデータを復旧でき、損失を防ぐことが可能です。
便利な電子契約ですが、電子化できないケースもあるのでしょうか？導入事例を見てみましょう。
電子契約サービスを導入することで、企業には8つのメリットがあります。様々な角度から電子契約サービスの利点を知り、この機会にぜひペーパーレス化を推進しましょう！
郵送でやり取りしていた契約締結を電子契約サービスへ移行することにより、契約締結までに発生していた業務の効率化、締結までの時間短縮につながります。紙面書類・電子書類いずれも電子契約サービス上で管理することができれば、必要な書類をすぐに探せて、無駄なロスタイムが発生しません。一連の作業をスピーディーにこなせることにより、書面契約よりも業務の効率化が図れるでしょう。
電子契約サービスを導入すれば、書面契約時に発生していた印紙税・郵送費・インク代・封筒代・保管費がかかりません。紙面書類の保管期限が切れた後、廃棄するための費用もかからなくなります。また、契約書を郵送するまでの確認・承認作業が減るため、携わっていた社員の人件費を削減できるでしょう。
電子契約サービスなら、郵送よりもはるかに書類のやり取りのスピードが上がります。同日に契約締結できる、といったケースも増えることでしょう。リードタイムの短縮によって契約締結にかける時間が短くなると、資金繰りの改善が見込めて、最終的に会社全体の売上につながる可能性もあります。
紙面や実印の契約書の方が信頼性が高いと思われがちですが、むしろ紙書類の方が改ざんを防止することが難しく、実際に改ざんが発生した際の原因追及に労力を要します。電子契約であれば、誰が・どこで書類に関わったのかをログとして残すため、コンプライアンス強化に役立ちます。
電子契約なら、契約書作成から相手とのやり取りまでをパソコン上で行えるため、出社をする必要がありません。契約締結に伴い、時間と場所を選ぶことがないので、働き方を柔軟に選べる点は「働き方改革」に大きく貢献するでしょう。
紙の契約書の場合、契約書の原本の保存が必要ですが、保管するスペースを確保できない、紛失リスクが否めません。電子契約サービスなら「必ず原本を保存」といった制限がなく、遠隔地にコピーを保存しておけば、万が一、本社のデータがなくなっても企業活動に支障をきたす恐れがなくなります。
電子契約サービスであれば、ID・タグ・URLなどで契約書を管理することができ、検索をすればすぐにデータを取り出すことができます。また、必要な情報を添えて適切に保管することで、契約の失効や更新の必要性のチェックといった契約情報の管理も容易に行えます。
電子契約は特定フォーマットを持たないため、ビジネス文書を交換する際の規格が決まっているEDIのように使い方が限定されません。他業種との取引にも柔軟に活用でき、個人・法人関係なく取引ができます。電子契約サービスの多くは、受け取り側はアプリやツールを導入しなくてもネット環境さえあればやり取りできるので、やり取りをする際のハードルが低いといえるでしょう。
ここでは、電子契約サービスを導入する際に、知っておきたい導入のポイントや懸念点などに関するアンケート結果を
紹介しております。これからサービスを導入する方はぜひ参考にしてください。
ビジネスの場でのDXが叫ばれている今、「電子契約サービス」または「電子契約システム」という言葉を聞いたことがあると回答をした人は約88％にも上りました。
Q1の回答と同様に、勤め先で電子契約サービスを「導入中」、または「導入を検討している」と回答した人は60%以上に上りました。
今回の調査で、導入中、導入を検討している企業に勤めていると回答をした人の約6割が「セキュリティの高さ」と「使いやすさ」を重視したと回答をしたという結果となりました。
新しいサービスを会社に導入する上で、教育コストもセキュリティ課題も解決する必要があることがよくわかる結果といえるでしょう。
電子契約サービスを導入する際の課題として、「導入コスト」と「セキュリティの懸念」が全体の回答の半数を占めることとなりました。他は回答が分散している傾向にあり、より幅広いニーズにこたえられるサービスの導入を検討してみるのもありかもしれません。
2022年10月から導入されるインボイス制度では、適格請求書と呼ばれる請求書の発行が必要になります。これに伴い扱う請求書の枚数が増加し、紙での保管や管理により大きなコストがかかるようになるでしょう。
請求書を電子化すればこれらのコストを抑えることができ、インボイス制度導入前よりも業務効率を向上できるかもしれません。
納品書を電子的に保存するサービスのなかには、自社の会計システムや仕入れ管理システムと連動できるものがあります。これまで手入力していたこれらのシステムへの入力作業を自動化することで、人的ミスを低減できるでしょう。
また、先進的なシステムのなかには紙で送られてきた納品書の内容を自動的に認識できるものもあります。業務の効率化やコスト削減効果も期待できそうです。
雇用契約書や労働条件通知書を電子化すると、働く場所だけでなく労働契約についても場所に縛られなくなります。これにより契約のためにわざわざオフィスに来る必要がなくなるため、世界中から人材を獲得可能です。
また、契約を電子化すればよりスピーディーに契約処理をおこなえます。優秀な人材は複数の企業からオファーを受けていることが多く、できるだけ素早く契約処理をおこなうことで他社への流出を防げるかもしれません。
見積書も納品書と同様、電子化により社内システムとの連動が可能になります。見積書は契約に向けた重要な書類であり、社内での回覧や承認が必要ですが、社内システムと連動すればそれらにかかる時間を短縮できるようになるでしょう。
ビジネスの世界は従来に比べてよりスピードが上がっているといわれており、見積もりから契約までの時間もできるだけ短いほうが望ましいといえます。電子化によりビジネスチャンスが広がることもありそうです。
売買契約書を電子化することで、契約書の一元管理を可能にします。一元管理が可能になることで、管理業務の効率化、ひいては組織全体の業務改善・効率化をもたらします。他の業務フローと併せて、オンラインで行えることが増えます。
建設業界にて用いられる請負契約書を電子化することで、効率化はもちろんですがコンプライアンスの強化をもたらすことになります。情報漏洩だけではなく、管理の簡素化・可視化に伴い、契約書がコンプライアンスに基いたものなのかを確認できます。これまでのように、契約書の内容について「当事者しか分からない」といったことはなくなるでしょう。
賃貸借契約書を電子化することで、業務の効率化やセキュリティの強化、印紙税の削減などさまざまな効果をもたらします。電子化に慣れるまでは業務フローの再構築が必要になるなど少し手間を感じることもあるかもしれませんが、慣れてくるとスムーズな契約が可能になり、スピーディーに契約が交わせるようになるでしょう。
業務委託契約書は、業務を委託する場合に取り交わす契約書で、契約内容をお互いに了承していれは業務委託そのものに契約書は必要ありません。そのため、電子化に関しても法律によるルールは関係なく、すぐに移行ができます。ただしお互いに電子化することを合意していなければならないため、まずは契約する相手と電子化に関する話し合いを行いながら進めていきましょう。
秘密保持契約書は、大切な情報の漏洩や悪用を防ぐために取り交わされます。紙で取り交わされるのが一般的だった秘密保持契約も、電子化の波に乗って電子書面に移行するケースが増えています。電子化によってスピーディーに契約ができれば、その後の取引や商談もスムーズに行えるでしょう。
領収書を電子化する流れが高まっており、発行の際に電子データで受け取るケースも増えています。紙の領収書も電子化して保管しておけば、紙で保管しておくよりもさまざまなメリットがあります。ここでは領収書を電子化するメリットと注意点を紹介します。
保証契約書は、電子契約をOKとしている契約書の1つです。電子化することのさまざまなメリットを踏まえて、契約書の電子化を検討しましょう。ここでは保証契約書をはじめとした契約書の電子化の現状とメリット、注意点を紹介します。
リース契約書の電子化は、業務効率化や無駄の削減など、契約を結ぶお互いにとってメリットがあるため、ぜひ取り入れたいところです。ここではリース契約書の電子化の現状と電子化のメリット、注意点を紹介します。
覚書を電子化することで、コスト削減や業務の効率化などが叶えられます。取引先とのタイムラグも減らせるので、スムーズな取引ができるという点も特徴です。とはいえ、相手にも電子化を依頼する必要があり、電子契約システムの導入も必要になるため、取引相手と話し合いながら電子化を進めていきましょう。
準委任契約書は、個人や外部の法人と業務委託契約を締結する際に作成する契約書で、電子化が認められている書類の一つです。紙の書類から電子化に移行することによって、業務効率化やコスト削減、契約の遅延防止といったメリットが得られるでしょう。ここでは、準委任契約書の電子化の現状とメリット、注意点を紹介しています。
代理店契約書は、エージェント契約を結ぶために必要な契約書です。電子化によって更新のタイミングを失念することがない、契約締結までのリードタイムが短くなるなどのメリットが得られるでしょう。ここでは代理店契約書の電子化の現状とメリット、そして注意点について紹介します。
注文書（発注書）は、商品やサービスを注文する際に発行する書類です。電子化により、コスト削減やセキュリティ強化、テレワークの推進といったメリットが得られます。ここでは注文書（発注書）の電子化の現状とメリット、注意点を詳しく見ていきましょう。
注文請書は、注文書を受け取った際に取引内容を確認し、内容を了承したという証明として発行します。電子化ができる書類として、多くの企業で電子化が進められています。取引のタイムラグが減らせるため、スピーディーな取引に役立ちます。ここでは注文請書と発注書の違い、注文請書の電子化の現状・メリット・注意点を見ていきましょう。
取引基本契約書は電子化が認められている書類の1つです。電子化によって、今まで発行して郵送するまでにかかっていたコストが削減できる、コンプライアンスの強化ができるといったメリットが得られます。ここでは取引基本契約書の電子化の現状やメリット・注意点を紹介します。
顧問契約を締結する際に必要な書類です。顧問契約書を電子化すると、契約書管理の負担を軽減できるほか、業務効率化を実現可能です。ただし、電子署名・証明書の有効期限には注意しましょう。また、電子化の際は取引相手の了承も求められます。
下請法で交付について規定されている書類です。電子化することで郵送の手間が不要になり、閲覧や交付など一連のプロセスが全てオンラインで完結します。ただし、3条書面を交付する際は、下請法で規定された方法に従わなくてはいけません。下請け業者の了承も必要なので注意しましょう。
フランチャイズ契約を結ぶ際に必要な契約書です。電子化によって業務効率化や印紙代の削減を実現できるほか、物理的な保管場所が不要になります。一方、電子化後は業務フローが大幅に変わりますので、社内体制の見直しや改善は必須といえます。
保管方法や紛失リスク、各種の不備等々、契約書にまつわる悩みは現場で契約書を取り扱う者にしか分かりません。契約書関連の主な悩みと対処法などについてまとめました。
五十音順や内容別、時系列など、一定のルールに従って契約書を保管します。原本には穴を開けず、施錠可能で安全な場所に保管しましょう。火災や自然災害、盗難、改ざんなどのリスクに対する備えも大切です。
契約書の保管期限は、会社法では10年間、法人税法では7年間と規定されています。昨今普及している電子契約書については、紙ベースでの保管期限に関する規定が準用されるため、同様に会社法で10年、法人税法で7年となります。
契約書の紛失が明らかになった場合、改めて取引先と正規の契約書を作り直す方法、または謄本を作成する方法で対処します。謄本は「正本」または「認証のある謄本」で作成することにより、原本とほぼ同じ法的効力を持つこととなります。
誤字・脱字はもとより、専門用語の誤用や条項間の矛盾、不明瞭な表記など、専門家から見て「不備」と言わざるを得ない契約書が存在します。自社を守るため、特に重要な契約書は、事前に弁護士などのチェックを受けるようおすすめします。
契約書は、取引に関係のない第三者から見ても誤りなく理解できる内容かどうか、という点に注意しながら作成しましょう。暗黙の了解ワードなどは使わず、数値化できる部分は可能な限り数値化し、印鑑を押す前に当事者同時で内容を確認し合うことが大切です。
契約違反によって損害が生じた場合、違約金が発生する可能性があります。基本的に違約金に上限はありませんが、契約書には違約金について記載しておくことが大切。電子契約でも違約金の取り決めは行うことが可能です。
効力の強い契約書を自作するためには、商品や損害賠償の内容を明確にすることが大切。インターネット上には無料で利用できる雛形がいくつもありますが、そのまま流用するのは避けましょう。自社に合った内容にカスタマイズすることをおすすめします。
契約書において自社を甲乙のどちらで表しても問題ありませんが、契約相手を立てたい場合は契約相手を「甲」、自社を「乙」としましょう。
なお、甲乙の使用に慣れていないと文中の主語を間違えやすいため、注意が必要です。
後文は、紙の契約書と電子契約で内容が異なります。たとえば紙の契約書では「記名押印」といった文言を使用しますが、電子契約では「電磁的記録」などの用語を使用します。そのため、紙から電子へ移行する際は注意が必要です。
契約書を郵送する際は信書として取り扱い、ルールに従った方法が求められます。認められていない方法での配送は、配送者と依頼者が違法行為をしたとして罰せられる可能性があります。折らない、送付状を添えるなどのマナーも守りましょう。
契約書はPDF化できます。スキャナや電子契約サービスを使ったPDF化が可能です。コスト削減や管理と契約作業の効率化が期待できます。一方で紙からPDF化した場合、原本のコピーとしてみなされる、デバイスで見づらくなる、システム障害のリスクがデメリットです。
契約書はリーガルチェックが不可欠です。契約書の中に一方が不利になる、法律違反があるような内容があれば社会的信頼性が落ちてしまいます。リーガルチェックは外部の弁護士に依頼をする、自社の法務部に頼むといいでしょう。
電子化に対応すると、取引先とのやり取りもスムーズにできるね。印紙税などのコストが削減できるうえに、契約書の郵送にかけていた時間を他の業務にあてられるようになるよ。
色々な業種でペーパーレス化が進められているから、対応していないと取引先から不便に思われてしまうかも。
自社に合った信頼できる電子契約サービスを導入して、会社の未来をスマートに変えていこう！
