顧問契約書を電子化するメリットや注意点

ミライ
カエルくん

ここでは、顧問契約書を電子化するメリットと注意点を解説するよ。電子化は業務の効率化やペーパーレス化に寄与するけど、相手の了承が必要だから注意してね。業務も変化するから、電子化に合わせた社内の業務刷新や意識改革も必要だよ。

顧問契約書を電子化するメリット

顧問契約書を電子化するメリットは、紙での管理が不要になる点にあります。契約書を紙ベースで管理した場合、原本をファイリングする必要があるほか、契約書を探す際に時間がかかってしまいます。しかし、電子化すればファイリングは不要で、契約書の情報もスピーディに参照できます。

また、業務効率を向上させられる点もメリットといえます。顧問契約書へ押印するために出社したり、確認のために相手へ郵送したりする手間を省けるため、社員の負担も軽減するでしょう。もし契約内容が変わったとしても、電子契約サービスを通して対応できます。

顧問契約書を電子化する場合、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

顧問契約書を電子化した場合、電子署名・証明書の有効期限に注意しましょう。電子証明書などの有効期限は5年と定められていますが、サービスによって有効期限が異なります。電子証明書の有効期限を過ぎると、電子署名が無効になりますので、忘れないよう注意が必要です。

契約書を電子化するにあたっては、相手先の了承も求められます。双方の合意が前提ですので、取引相手が電子化を拒否した場合は成立しません。従来通り紙ベースでの契約にするか、メリットを丁寧に説明して、電子化に同意してもらいましょう。

顧問契約書を電子化すると、社内の業務も大きく変化します。社内稟議や承認フロー、契約書の管理方法などが変わりますので、変更点を社内で共有することが求められます。また、IoTリテラシーの低い社員については、利用方法などの研修を実施するか、マニュアルを整備して対応しましょう。

ここからは、顧問契約書を電子化して効率化を実現した事例をご紹介します。

法人向けに税務相談・代理サービスを提供するいまい税理士事務所は、封筒の購入や契約書の製本、印紙の貼り付けなど、契約書作成の一連の業務に1〜2時間も費やしていました。さらに発送作業の手間がかかることから、一連の業務に大きな負担を感じていたようです。

こうした状況を打開するため、同税理士事務所は電子契約サービスを導入。1〜2時間かかっていた契約業務が最短2〜3分で終わるなど、大幅な業務効率化を達成しています。また、契約書が未締結の状態だと通知が来るので助かるなど、電子化の恩恵を感じているようです。

IT企業を中心に顧問契約を締結しているファースト&タンデムスプリント法律事務所では、契約書作成から締結までにかかる手間と時間に悩まされていました。また、契約締結までに時間がかかったり、印刷代・切手代などの経費がかさんだりと、さまざまな課題を抱えていたようです。

そのような中、電子契約サービスを導入したことで状況は一変。これまで1週間以上かかっていた工程が、10分程度で終わるようになりました。また、自動で契約書が整理される、契約書を探すのが簡単になったなど、電子化によってさまざまな負担が軽減が軽減されたそうです。

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