納品書の電子化は他人事ではない！誰もが対応すべき理由とは？

電子帳簿保存法の改正により国税関係帳簿書類の電子保存の要件が緩和されました。

これにより納品書などの書類を電子保存しやすくなり、コスト減などのメリットを享受しやすくなっています。

一方で、電子保存が義務づけられたケースも存在しており、電子化に興味があるか否かに関わらず電子化について理解し対応する必要があります。

納品書の電子化の状況

まずは現在の請求書電子化の状況を解説します。

納品書の電子保存要件が緩和

納品書を含む国税関係帳簿書類の電子保存は以前から認められていました。

しかしながら、事前申請及び承認が必要など、利用のためにかかるコストが大きく、それほど広く普及しているとはいえない状況であったといえます。

この状況は2022年1月に施行された電子帳簿保存法により一変します。

事前申請や承認が不要になるなど利用のための要件が緩和され、電子化する障壁が低くなったのです。

国税関係帳簿書類の一種である納品書に関しても状況は同様であり、これから一気に電子化が進むものと考えられます。

リモートワークとの相性が抜群でさらに普及が進む？

納品書の電子化はリモートワークとの相性が抜群です。

従来、納品書を送ったり受け取ったりするにはオフィスに出向く必要がありました。

このため納品書に関わる人々は、たとえ少しの作業であったとしても、そのためにリモートワークを解除する必要があります。

また、納品書の処理に必要な人員が出張などでいないときには処理が滞ることもあるでしょう。

納品書を電子化すればわざわざオフィスに出向くことなく、いつでもどこでも納品書の処理が可能になります。

これからはリモートワークが当たり前になるともいわれており、それとともに納品書をはじめとする国税関係帳簿書類の電子保存が当たり前となる日が近いかもしれません。

納品書の電子化のメリット

納品書を電子化するとさまざまなメリットが得られます。それらについて解説しましょう。

業務を効率化しミスを減らせる

納品書を電子化すると業務の効率化とともに、ミスの減少にもつながります。

最近ではさまざまなシステムが電子化されており、仕入れなどの納品物の管理についても例外ではありません。

しかしながら、これまでは国税関係帳簿書類であるがゆえに紙で送付する必要があり、そこから人手でシステムに入力する必要がありました。

電子化すればこの人での作業を減らすことができ、業務の効率化につながります。

さらに、納品書を自動処理するシステムを導入すれば人手を介することなくシステムへの入力がおこなえるため、ミスの減少にもつなげられるでしょう。

紛失や劣化を防げる

物理的な媒体である紙の書類の場合、紛失のリスクが否定できません。

紛失した場合は先方にもう一度納品書を作成し送付してもらう必要があるため、入手までに時間がかかるほか、先方に負担をかけることにつながります。

また、納品書は税法上7年の保管義務がありますが、紙やインクは時間とともに劣化します。

保存状態が悪かったり、大雨や洪水などの大規模な災害にあったりすると、判読できない状態になるリスクもあるでしょう。

これに対し、電子的な書類は物理的な紙のように紛失が起こることがありません。

また劣化することもなく、バックアップを複数地点に置いておくなどすれば災害のリスクも分散できます。

書類の紛失や劣化はステークホルダーに対して自社の管理体制の甘さを露呈することにつながります。

このため電子化には内部的なメリットだけでなく、対外的なメリットもあるといえるのです。

コストの大幅な削減

紙の書類にはとかくコストがかかります。紙代やインク代、プリンターの代金、郵送料、受け取った納品書の保管場所など枚挙にいとまがありません。

納品書を電子化すればこれらのコストがすべて不要になります。

もちろん電子的に保管するためのシステム導入費用は必要になるものの、長期的に見れば電子化によるコスト削減効果は非常に大きいといえるでしょう。

納品書の電子化の注意点

サイバー犯罪の件数は増加の一途をたどっており、ネットワークにつながるシステムを持つ誰もが攻撃を受けるリスクを抱えているといえます。

リモートワークでの利用など、利便性を高めながら納品書を電子化するならネットワーク接続は欠かせないため、納品書の電子化がサイバー犯罪にあうリスクを高めるという側面は否定できません。

このため、電子化のためのシステム導入の際にはしっかりとしたセキュリティ対策が取られたシステムを選ぶ必要があります。

また、データをUSBメモリなどに入れて持ち出さないなど、運用ルールの設定や遵守も必要です。

特に紙での運用時に緩いルールしかなかった場合、そのままの気持ちで電子化すると痛い目にあうかもしれません。

100％の電子化は難しい可能性

今回の電子帳簿保存法の改正によって国税関係帳簿書類の電子保存のルールが緩和されたものの、すべての納品書を電子保存しなくてはならなくなったわけではありません。

電子保存のためのシステム導入にはコストがかかることから、特に小規模な事業者のなかには納品書の電子化をおこなわず、紙での送付を続けたいと考える事業者もあるでしょう。

このため電子化するためのシステムを導入したからと行って紙で受け取るフローをなくせるわけではなく、少なくとも当面は両方のフローを準備する必要があります。

電子的な納品書は紙にできない

2022年1月の電子帳簿保存法の改正で注意したいのは、電子的に受け取った納品書を紙にして保存することが禁止されたという点です。

たとえ自社は納品書の電子化をおこなわないと決めたとしても、取引先が電子的な納品書を利用した場合、それを保存するためのシステムが必要になります。

先述の通り納品書の電子化にはさまざまなメリットがあるため、多くの事業者が電子的な納品書に切り替えることが予想されます。

納品書を電子的に保存するシステムを導入しないのであれば、すべての取引先にその旨を通知し紙で納品書を送付するようあらかじめ確認すべきでしょう。

納品書の電子化を進めるときのポイント

納品書電子化の成否を決める鍵が、電子的な納品書を管理するシステムやサービスの選定です。

セキュリティ対策がしっかりなされているのは当然として、自社の会計システムや仕入れ管理システムなどとの連携ができるかどうかが運用面で重要といえます。たとえば納品書をCSV形式で取り込むのではなく、APIを利用して自動的に連携ができたほうがより効率的に運営可能です。

さらに、AIを使った文字認識機能で自動的に処理するなど、先進的な機能を取り入れたシステムも存在します。

ただ、高機能なシステムはコストが高く、すべての機能を使いこなせなければ無駄になるでしょう。自社が本当に必要とする機能を見極める、オプションで機能のON/OFFを切り替えられるサービスを選ぶなどの工夫をしてください。

まとめ

納品書の電子化にはさまざまなメリットがあり、納品書を多く取り扱っているほどコスト削減など導入により大きな効果が見込めます。業務の効率化などの効果もあるため、電子化を検討する価値は十分にあるでしょう。

また、法律改正により電子化の要件が緩和されるとともに、電子的に受け取った納品書を紙で保存することができなくなりました。このため、電子化に興味がない事業であってもその内容を知る必要があり、かつ場合によってはシステムの導入を余儀なくされることもあります。

一方で国税関係帳簿書類の電子保存のためのシステムは数多く存在しており、自社にあったものを自力で探し出すのは困難です。

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