電子契約の社内規程とは

このページでは、電子契約を導入する際に変更・改訂が必要になる社内規定のポイントについてまとめています。これから電子契約導入を検討している方は、ぜひ導入後のトラブルを避けるためにも事前知識として参考にしてください。

変更となる規程

電子契約の導入で変更すべき社内規定には、主として印章管理規定や文書管理規定といったものが考えられるでしょう。

印章管理規程

印章管理規定とは「ハンコ」の取り扱い方などについてルールをまとめている社内規定です。社印や社長印など、会社で契約締結時などの押印に使用する印章については種類や保管の仕方、ハンコを使う際のルールといったものが社内規定として定められています。

しかし、電子契約はペーパレス契約となるため、当然ながら紙の書類へハンコを押すといった作業も不要になります。そのため印章管理規定も従来の印章でなく、電子署名の使用を前提として考えなければなりません。

なお、電子署名では現物としてのハンコが存在しないため、盗難や紛失によって印章を悪用されるリスクがない反面、第三者が電子署名を不正利用するといったリスクが生じます。

文書管理規程

文書管理規定とは、文字通り社内で扱う様々な文書の管理方法や手順について定めている社内ルールです。文書管理規定が想定する文書は、日常的に使用する書類から、取引先と交わした契約書や事業にかかわる機密文書、従業員や顧客の個人情報などがまとめられている名簿まで多岐にわたります。

電子契約を導入すると、基本的に契約書なども電子契約書が採用され、紙ベースによる情報管理や契約締結といった作業が主流でなくなります。とはいえ、日常的に紙の書類を使用する業務が完全になくなるわけでもないため、電子契約に関連した文書の取り扱い方や管理者、紙の書類の取り扱い方や管理者といったテーマごとに考えて社内規定を見直してください。

電子署名管理規程が追加される

電子契約では印章の代わりに電子署名が使用され、電子署名が認められる書類や電子データは会社として正式に認めているものとして考えることができます。

言い換えれば、電子署名を悪用すれば不正な取引や契約、なりすましといった行為に使える点が重要です。

そのため、電子署名の使用が主となる電子契約を導入する場合、電子署名の取り扱い方や管理者、電子署名を行う手順などについて社内規定に新しく追加しなければなりません。

電子契約に関連した社内規定を作成するポイント

電子契約を導入するに当たって、実際にどのような点に注意しながら社内規定を作成・刷新すれば良いのでしょうか。基本的な考え方は紙の契約の時と変わりませんが、システムが異なるため実態に即した規定が必要です。

電子契約に相応しい文言を利用する

例えば印章が電子署名になるように、電子契約や電子署名の導入によってそもそも利用する固有名詞や表現が変わります。実際問題、電子署名は印章（ハンコ）でないため、当然ながら従来のように「印章」といった単語を継続して利用することは認められません。

電子署名の制定や改廃に関する手順・管理責任者の設定

電子署名を登録・制定したり、あるいは改廃したりする際に、正式な手順を社内規定で定めておくことが必要です。また、有効な電子署名について誰が管理責任者となるのか、電子署名を使用できる人間は誰であるのか、きちんと社内規定で明文化しておくことも重要です。

なお、万が一に電子署名が第三者に使用されたり、電子署名のデータが外部へ流出したりといったセキュリティインシデント発生時の対応についてもまとめておきましょう。

印章と電子署名が併用される場合

紙の書類と電子契約・電子署名を併用するような場合、紙の書類への押印に使う印章と、電子署名についてそれぞれ管理方法や使用方法を規定しておくことが必要です。

印章の場合は鍵付きの金庫で保管し、それを利用できる人が誰であるのか定めます。電子署名の場合、サーバなどにデータとして保管しますが、秘密鍵の管理にはデジタル暗号化した管理サーバを活用し、パスワードや生体認証、SMS認証などの多段階認証によって第三者の悪用リスクを低減するといった取り組みも肝要です。

クラウドサーバの管理規定

民間事業者が提供する電子契約サービスを利用するような場合、オンプレミスのサーバでなくクラウドサーバへ重要情報やデータを保存するかも知れません。しかしその場合、サーバの利用規約は自社だけで決められず、実質的なデータ管理者や管理代行者はサービス提供者になります。

そのため、改めて管理関係や管理対象項目などを一覧にしてまとめておくことも必要です。

商業登記電子署名

民間事業者の電子契約サービスでなく、法務省の電子認証局が認める商業登記電子署名を利用することもあります。その場合、電子署名法施行規則6条8項といった法律で業務に関する規定が明文化されており、適正な管理項目を社内規定に設けなければなりません。

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