領収書を電子化するメリットや注意点

電子帳簿保存法が改正されて以来、領収書の電子化は注目されています。ここでは領収書を電子化するメリットと注意点を紹介します。

領収書の電子化の現状

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、国税に関わる帳簿類や請求書・領収書といった書類の電子化要件は大幅に緩和されています。領収書も電子保存義務の例外でなく、電子で受け取った領収書は電子のままで保存する必要があります。一方、紙で受け取った領収書に関しては、スキャナ保存の要件を満たしていれば電子化が認められています。

電子の領収書と紙の領収書を二元的に管理するのは手間も時間もかかるため、紙の領収書も電子保存で保管しておく、という動きが高まっているのが現状です。

領収書を電子化するメリット

コスト削減に役立つ

領収書の電子化が進むと、今まで紙の領収書を発行・保管する際にかかっていたコストが削減できます。領収書を発行する側の場合、発行にかかるインク代や紙代のコストが削減できるでしょう。さらに電子の領収書であれば収入印紙は不要となり、印紙代の削減にも役立ちます。また受け取る側なら、領収書の保管場所や管理のコストが削減可能です。

電子化すればパソコン1台で簡単に管理でき、紙で管理するよりも大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

必要な領収書がすぐに探せる

紙で保管している領収書は、ファイルに挟んだり段ボールにまとめて入れたりするため、保管場所が必要です。また1枚の領収書を探すために今まで保管していた多くのファイル・段ボールを開いて探さなくてはならず、かなり効率が悪いでしょう。

電子化しておけば、社内の誰でもすぐに見つけられるため、確定申告や税務調査で必要となる領収書もすぐに見つけられます。

紛失が防げる

紙の領収書は、ふとしたときに紛失する恐れがあります。一方で電子化の領収書であれば、データが消えてしまわない限りは紛失のリスクはないでしょう。

領収書が劣化しない

領収書を紙で保管しておくと、領収書の劣化で内容が確認できなくなったり、インクがにじんで見えなくなってしまったりする恐れがあります。電子の領収書であれば、削除しない限りは半永久的に保管できるでしょう。

領収書を電子化する注意点

タイムスタンプを付与する

領収書を電子データ化する場合、タイムスタンプの付与が必要です。認定された事業者が行うタイムスタンプの付与は、領収書の撮影時刻の証明としてとても大切なものです。受領した本人は電子化する場合は、受領後3営業日以内に電子化して完了させましょう。

受領した本人以外がデータ化する場合は、2ヶ月とおおむね7営業日というように規定されているため、規定の日にちを超えないようにデータ化するようにしてください。

撮影後の書類は一定期間破棄できない

紙の領収書は、電子化したらすぐに破棄して良い、というわけではありません。領収書の原本と電子化したデータを比較し、正しく電子化できているかを確認する必要があります。そのため、確認が済む前に破棄してしまうとその領収書そのものが無効となってしまう恐れがあるため、注意してください。

第三者による確認が済んでからであれば、紙の書類の破棄ができます。それまでは撮影したものであってもちゃんと保管しておきましょう。

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