覚書を電子化するメリットや注意点

紙でやり取りしていたさまざまな書類が電子化しており、覚書も電子化の動きが高まってきました。覚書の電子化は、メリットもあれば気を付けなければならない点もあります。ここでは覚書の電子化の現状と電子化するメリット、そして注意点を紹介します。

覚書の電子化の現状

覚書とは、一般的には忘れないように書き留めておく文書・メモのことなどを指しますが、契約法務の世界においては覚書＝簡潔な内容の契約書という意味を持ちます。覚書という名称であっても、契約書であり重要な内容を定める可能性がある書類であり、法的拘束力は通常の契約書と変わりません。

電子化も契約書と同様に推進され始めており、これからは他のさまざまな紙の書類の電子化に伴い、覚書も電子化されていると考えられます。

覚書を印刷したり郵送したりする業務は、ちょっとした業務のように思えて意外と大きな負担です。電子化することで印刷や郵送の手間が省け、業務の工数が減少するでしょう。業務が効率化され、結果として従業員の負担軽減や契約締結までのリードタイム短縮につながります。

覚書を印刷・郵送するコストを削減できるだけでなく、電子化によって収入印紙の貼付も不要です。契約締結にかかるコストは、1つずつは少額でも想像以上に膨らんでいくものです。契約締結のコストが節約できる点は大きなメリットです。

さらに、紙の書類として覚書を作成した場合は、保管場所を確保する必要もあります。これもコストと同様で、1件ずつの覚書は大した量ではなくても、数件、数十件と集まればかなりのボリュームになっていきます。電子化によって保管場所を確保する必要がなくなり、保管コストの削減も叶えられます。

覚書を電子化すると、データベースを活用した管理ができます。見返したいときに紙の書類を1枚1枚チェックする必要がなく、すぐに覚書のデータがチェックできます。

アクセス権やパスワードを設定することで、紙の書類よりも強固なセキュリティが可能です。

覚書を電子契約に変更したいという場合、取引相手にも電子契約に対応してもらわなければなりません。ただし、電子契約への変更は相手に強制することができないため、電子化のお願いを断られてしまった場合は、紙でのやり取りを行うしか方法はありません。

取引先が数多くある場合、この取引先は電子契約で、この取引先は紙の書類で…というように使い分けなくてはならないことも多く、一度にすべての覚書を電子化するというのは難しいでしょう。

覚書の電子化は、紙の書類と同様の証拠能力を持たせるために、法律で要件・条件が定められています。それを満たしていない何らかのトラブルが発生した際、電子化した書類が証拠として使えない恐れがあるため、注意してください。電子化した覚書をより容易に管理するために、電子契約システムの導入は必要不可欠です。

管理機能が備わっている、利用しやすい電子契約システムを見つけましょう。

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