取引基本契約書を電子化するメリットや注意点

取引基本契約書は、継続する取引において、その都度契約書を交わさなくても良いように定めておく契約書のことです。ここでは取引基本契約書の電子化の現状、メリット、そして注意点を紹介しています。

取引基本契約書の電子化の現状

取引基本契約書は、締結することでスピーディーな取引が行いやすく、トラブルを未然に防ぐ役割があります。契約書には電子化できる書類と電子化できない書類がありますが、取引基本契約書は電子化できる契約書の1つです。

そのため、電子化することのメリットを感じたら、積極的に電子化に取り組みましょう。

取引基本契約書を電子化することの大きなメリットは、コストが削減できるという点です。紙で契約書を締結する場合、紙代・印刷代・郵送にかかる切手代・印紙代などの費用が必要です。また、取引契約書を作成・郵送するスタッフの人件費、契約書類を保管する保管費などかかるでしょう。

1つ1つはそれほど高くないため見落としがちですが、計算してみると意外とコストがかかっています。また印紙代に関しては契約金額に応じて費用がかわるため、場合によっては1通でも数万円かかることがあります。

電子化することで、さまざまな費用がすべて不要になり、スタッフの人件費も減らせます。もちろん電子化によって必要な初期投資やランニングコストはありますが、契約書のやり取りが多い業種では長い目で見てコスト削減につながります。

取引基本契約書を電子化することで、コンプライアンスの強化も可能です。

企業活動では契約業務は欠かせません。日常的にさまざまな書類をやり取りしており、会社全体では誰がどのような契約の締結を進めているか、常に把握するのは難しいでしょう。

しかし電子化されている契約書であれば、契約業務の進捗・履歴がオンライン上で可視化され、どんな契約が進行しているのかは一目瞭然です。過去の契約に関してもデータで一元管理でき、契約書の紛失や更新忘れなども防げます。

特に災害時は、電子化されていれば原本を残しておけるというメリットがあります。

電子化したいと思っても、取引先の理解を得なくてはできません。取引先にとっては、電子化されることで急に契約フローが変更されるため、電子化への移行に納得してもらえないケースもあります。

電子化によるメリットは取引先も同様に得られるため、電子化することのメリットを詳しく話して、理解してもらいましょう。近年は電子化を進めている企業も多く、取引先も納得してくれるケースが増えていますが、万が一理解してもらえなかった場合は電子化が行えません。

電子化に伴い、スタッフが行う業務フローも変更が生じます。今までの業務フローを整理して、新たな業務フローに合わせて調整しましょう。

今までのやり方で慣れているスタッフは、新しいシステム・フローに対して抵抗を感じるかもしれません。実務状況を理解し、メリットや利用のイメージを説明しながら導入に向けて調整を進める必要があります。

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