電子契約のデータ保存

ミライ
カエルくん

ここでは、電子契約の保存期限と保存場所について紹介しているよ。令和3年度の電子帳簿保存法の改正によって、電子契約のデータ保存に関するルールが変わっているから、注意してね。定められている要件について、しっかりと押さえておこう。

保存期限と保存する場所

電子契約の保存期限は、紙の契約書と同じ7年間です。電子契約で交わした書類を保存する場所は、書類の作成や受け取りがあった納税地と定められています。

バックデータの保存については要件が定められていませんが、必要なときにデータを取り出せない状況にならないよう、バックアップデータの保存が推奨されています。バックアップデータの保存場所は、納税地にある電子媒体からアクセスできるのであれば、クラウドサービスや海外サーバーを利用することも可能です。

これまで取引をデータ上で行う電子取引では、取り扱ったデータの保存方法は紙・電子のどちらでも構いませんでした。それが令和3年度の電子帳簿保存法の改正によって、これまで認められていたデータをプリントアウトして保存する方法が禁止となり、電子データのみでの保管が義務付けられています。

令和5年12月31日までに行う電子取引に関しては、電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等が行われた際に提示・提出できるようにしていれば問題ありません。令和6年1月以降は、保存要件に従った対応が必要となります。

電子帳簿法で規定されている、電子データの保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。それぞれの保存要件について詳しく見ていきましょう。

真実性の確保は改ざん防止のために設けられた要件で、保存された電子データが本物かどうかを確認できる状態を指します。真実性を確保するには、以下のいずれかの要件を満たさないといけません。

※引用元：教えて！！令和3年度改正電子帳簿保存法（令和4年1月更新）[PDF]（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022001-105.pdf）

可視性の確保とは、保存データを誰でも視認・確認できる状態にしておくことです。可視性の確保では、以下のすべての要件を満たす必要があります。

【可視性の確保の要件】

検索要件の充足については、電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引データ保存のいずれにおいても、次の条件をすべて満たす必要があります。ただし、電子帳簿保存に関しては、優良な電子帳簿の要件を満たしていない帳簿は含みません。

【検索要件の充足についての条件】

検索要件の充足には例外があり、電子取引データ保存においては以下の要件をすべて満たしている場合、検索要件を満たすことが不要になります。

【検索要件の充足についての例外】

※引用元：教えて！！令和3年度改正電子帳簿保存法（令和4年1月更新）[PDF]（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022001-105.pdf）

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