雇用契約書の電子化は可能？労働条件通知書とあわせて解説
人を雇うときに欠かせないのが雇用契約書や労働条件通知書。
雇用契約書の電子化が以前から認められていたのに対し、労働条件通知書については以前は書面での通知が義務づけられていました。
現在では規制緩和により電子化が可能になっているものの、条件付きでの緩和ですので条件をしっかり確認しましょう。
電子化の現在の状況やメリット、デメリットについても解説しますのでぜひ参考にしてください。
雇用契約書の電子化の状況
まずは現在の雇用契約書や労働条件通知書の電子化の状況を解説します。
規制緩和により労働契約の電子化が可能に
雇用契約に必要な書類には雇用契約書と労働条件通知書の2つがあります。このうち雇用契約書については、実は以前から電子化が可能でした。
一方労働条件通知書については、以前は書面での交付が義務づけられており、雇用契約の完全電子化は難しい状況であったといえます。
しかしながら、労働基準法施行規則第5条の改正により2019年4月から規制が緩和され、労働条件通知書の電子交付ができるようになり、現在では労働契約手続きの完全電子化が可能といえます。
労働条件通知書の電子化には労働者の同意が必須
ただし、労働条件通知書の電子化が無条件で認められたわけではありません。
労働条件通知書の電子化やファックスでの交付は労働者が希望した場合に限られており、雇用者側が一方的におこなうことは禁じられています。
このため、労働条件通知書を電子化する場合、労働者側がそれに同意したという証拠を残しておくべきでしょう。
印鑑は必ずしも必要ない
以前は契約といえば押印するのが当たり前でしたが、現在では政府の見解として契約書に必ずしも実印が必要ないと発表されています。
最近では電子署名に対応したサービスが数多く提供されており、そのようなサービスを利用すれば安心してハンコレス化可能です。
雇用契約書の電子化のメリット
雇用契約書や労働条件通知書を電子化するとさまざまなメリットが得られます。それらについて解説します。
幅広い人材を獲得可能
昔は働くといえばオフィスに出勤するのが当たり前であり、企業側にとって獲得できる人材はオフィスの近くに住んでいる人、または引っ越してこられる人に限られていました。
これに対して最近ではリモートワークが普及し、場所にとらわれない働き方が可能になっています。
しかしながら、労働契約のためにオフィスに行かなくてはならないとなると、ことあるたびにオフィスに行かなくてはいけないのではないかと考えて、労働者側が契約を敬遠するかもしれません。
雇用契約書や労働条件通知書を電子化すれば一切オフィスに来なくても労働契約及びその後の労働が可能です。
これにより日本国内だけでなく世界中から有能な人材を獲得できるようになり、事業の発展につなげられます。
素早く有能な人材を確保できる
紙の雇用契約書や労働条件通知書の場合、その準備や内容確認、契約締結までに時間がかかります。有能な人材は複数の企業から引く手あまたであることが多く、契約がなかなか進まないと他社にその人材を採られてしまうかもしれません。
雇用契約手続きを電子化すれば採用にかかる時間を短縮でき、スピード感を持って人材獲得に当たれるようになるでしょう。労働者にとってもすぐに契約にたどり着けるため安心感を得られ、他社への流出を避けられるかもしれません。
契約のためのコスト削減
雇用契約書や労働条件通知書を紙で用意する場合、その印刷のための紙、インク、プリンター代が必要になるほか、書類を送付するための送料や保管しておくための場所が必要になります。
また、多くの従業員を抱えている場合、大量の書類から所望のものを見つけ出すのに時間がかかるなど、管理するためのコストも大きくなるでしょう。
労働契約のための書類を電子化することでこれらのコストを削減できます。管理の手間が省ければそれだけ人的なミスを減らす効果も期待できそうです。
雇用契約書の電子化の注意点
雇用契約書や労働条件通知書の電子化はよいことばかりではありません。電子化する際の注意点を解説します。
法律に則ったシステムやその運用が必要
雇用契約書や労働条件通知書の電子化は、単にデジタル化すればよいというものではありません。国が定めた電子帳簿保存法に則った形で電子化する必要があります。
雇用契約書のような契約書面については、契約書が確かに当事者同士によって合意を得られた内容となっており変更されていないか（真実性）、そして内容がはっきり読める状態になっているか（見読性）が求められています。
このような条件を満たすには新たなシステムを導入しなくてはならないかもしれず、またルールに従った運用が求められるでしょう。
新しいフローのための教育が必要
雇用契約書や労働条件通知書の電子化は、単にデジタル化すればよいというものではありません。国が定めた電子帳簿保存法に則った形で電子化する必要があります。
雇用契約書のような契約書面については、契約書が確かに当事者同士によって合意を得られた内容となっており変更されていないか（真実性）、そして内容がはっきり読める状態になっているか（見読性）が求められています。
このような条件を満たすには新たなシステムを導入しなくてはならないかもしれず、またルールに従った運用が求められるでしょう。
新しいフローのための教育が必要
雇用契約のための書類を電子化する準備が整ったら、それを利用するフローの策定と社員の教育が必要です。
特に社員は慣れ親しんだフローから大きく変わったフローを利用しなくてはいけなくなるため、一時的に業務の混乱が起こる可能性があります。要点を押さえたわかりやすい資料を準備し、スムーズに移行できるようにしてください。
必ずしもトータルコストが大きく削減されるとは限らない
前述のように雇用契約書や労働条件通知書の電子化によってさまざまなコストが削減できますが、一方で新たなシステム導入のためのコストが必要となります。
システムによってはサブスク形式で支払う場合があるため、想定していたよりもコストが下がらないという結果になることもあるでしょう。
コスト重視で雇用契約書や労働条件通知書を電子化するなら、削減できる出費だけでなく増える出費についてもしっかりと事前検討すべきです。
雇用契約書の電子化を進めるときのポイント
雇用契約書や労働条件通知書の電子化で重要なのが、電子的な契約書類を管理するシステムやサービスの選定です。
書類の電子化にはサイバー攻撃にあうリスクが生じるというデメリットがあります。雇用契約書や労働条件通知書には人材を雇う際の条件が明記されており、これらが流出するとライバル会社からのポイントを押さえた効率的なヘッドハンティングが可能になってしまいます。
また、情報の流出はCSRの観点からも避けるべきであり、流出が発覚した場合は社会的評価が低下する恐れがあるでしょう。取引先からも管理が行き届いていないとして敬遠されるようになるかもしれません。
このため、特にクラウド型などインターネット経由でアクセスできる場所に雇用契約書や労働条件通知書を保存する場合、しっかりとしたセキュリティ対策が取られたシステムを選ばなくてはなりません。
また、電子契約サービスのなかには過去に締結した紙の契約書を管理できるものもあります。そのようなサービスを使えばこれから締結する労働契約だけでなく、過去の労働契約についても電子化のメリットを享受可能です。
まとめ
雇用契約書や労働条件通知書の電子化には有能な人材をより幅広く獲得できたり、人材獲得のためのコストを削減できたりといったメリットがあります。
社内で必要な管理や手続きのコストを削減する効果もあり、業務の効率化にも役立つでしょう。労働者側にとっても契約が素早くおこなわれることで、その会社で働くことに対する安心感が得られます。
このようにメリットが大きい労働契約の電子化だけに、電子契約サービスは数多く存在しています。また、セキュリティ対策の十分性の確認などチェックすべき項目が多いことから、自力で自社にあったものを探し出すのは難しいかもしれません。
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