代理店契約書を電子化するメリットや注意点

代理店契約書は、エージェント契約を結ぶ際に必要な契約書です。電子化が進められている契約書の1つです。ここでは代理店契約書の電子化の現状とメリット・注意点を紹介しています。これから代理店契約書の電子化を検討している際はぜひ参考にしてください。

代理店契約書の電子化の現状

代理店契約書は、メーカーなどの代理で商品販売業務を行うことで手数料を得る、というエージェント契約を結ぶために必要な契約書です。多くの情報が電子データでやり取りされるようになっており、代理店契約書も法律で電子化できる契約書として定められています。

そのため、代理店契約書を電子化する動きも高まってきています。

電子契約システムを導入して電子化を行うことで、契約書が閲覧できる人を制限したり、アクセス可能な端末を限定したりできるため、紙の書類よりも高いセキュリティが維持できます。

また電子契約システムそれぞれに確定時刻のタイムスタンプがあり、契約を結んだ日時を証明ができる仕組みが整っています。そういった仕組みも、高いセキュリティの維持につながるでしょう。

紙の書類でのやり取りをする場合、印刷して製本し、押印して郵送するもしくは持参するなど…やり取りに時間を要します。契約を結ぶと決めたら、締結まではできるだけスムーズに行いたいところです。

電子化することで、メールやクラウド上で即時送信ができ、相手にもすぐに契約内容を確認してもらえます。また取引先の都合の良い時間に対応してもらえるため、時間の短縮につながるでしょう。リードタイムが短くなり、契約締結までがスムーズです。

契約の更新時期をうっかり忘れていると、大事な契約の有効期限が過ぎていた…というトラブルにつながります。

電子化しておくと、契約期間でソートや絞り込みをかけることができ、更新が近づいている契約書がすぐに確認できます。システムによっては契約更新のタイミングでアラートも設定できるため、更新日や終了日の失念が防げるでしょう。

電子化にあたって、大事なのは紙と同等の法的な効力がある状態で契約を締結することです。充たさなくてはならない基本的な要件を充たしていないと、契約を交わしていたつもりでも実は法的に全く効果がなかった…ということもあり得ます。

電子署名をすること、タイムスタンプを施すこと、適した方法で保存することの3つは特に大切なポイントです。きちんと要件をチェックし、法的に効力のある電子契約を締結しましょう。

代理店契約書を電子化したいと思っても、取引先の理解を得なければなりません。取引先が電子化に対してあまり理解を示さない場合もあるため、まずは取引先がどのような考え方であるかを確認し、電子化に関する説明を行いましょう。

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