電子契約のひな形のメリット

ミライ
カエルくん

ひな形は、業務を効率化させるのにすごく役立つんだ。理由を、わかりやすく説明しているよ。だけど、知っておかなくてはならない注意点もあるから、それも説明していくね。

ひな形で修正や追記の手間が省ける

内容は異なっても、契約書には細則などの共通部分があります。ですので、あらかじめひな形を作成しておくことで、共通部分を作成する際に、いつもそのひな形を使うことが可能です。このように作業の手間を省いていけば、業務の効率化につながります。その結果、毎回内容が変わる部分にのみしっかりと集中できるようになるのです。

押印位置を固定しておける

電子契約書に電子印鑑や署名をする際にも、ひな形があると便利です。ひな形を使えば、押印の位置を固定することが可能になります。固定化されれば、その書類が押印済みであるかどうかを確認する作業を進めやすくなるので、業務負担の軽減につながるでしょう。効率的に作業を進めることができるように工夫することで、重要な部分にしっかりと注意を払えるようになるのです。

ひな形作成の注意点

ひな形を用意しておくことのメリットは上述のとおりですが、ひな形作成に際しては、ふまえておくべき注意点がいくつかあります。

ネットのテンプレート使用は避ける

ネット上には、入手可能なテンプレートがたくさんあります。入手して使用すること自体に問題はないのですが、そのまま使うことは避けるのが賢明です。ネット上に出回っているテンプレートは、一般的な内容が掲載されているだけのものがほとんど。実際に契約書を作成するときには、特別な条項を加える必要が生じるケースがあります。そういったことを留意せずにテンプレートをそのまま使用して契約書を作成してしまうと、契約自体が無効となってしまう可能性も否定できません。必要に応じてテンプレートに変更を加えていくことが大切です。

書面による保管の併用はしない

電子取引での紙保存は、電子帳簿保存法という法律によって原則禁止されています。法律違反にならないようにするには、電子データのみを保管しておく必要があります。また、次にあげるようなデータもインターネット上でやりとりされるものであるため、電子取引であるとみなされます。法律違反にならないよう紙の書面による保管をおこなわないように注意しましょう。

電子請求書データ
電子メールを使って授受したデータ
ウェブ上でダウンロードしたデータ

印影箇所も決めておく

座標を文末に設定していた場合は、本文に変更を加える際に印影箇所を変えておく必要があります。印影の座標を固定しておけば、変更を加えるときも位置を調整せずに済むため、業務の効率化が可能になるのです。複数の電子契約をまとめて契約する場合にも手間がかからなくなります。

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