【タイプ別】契約書の電子化
ビジネスを進める上で欠かせない契約書。これまでは電子化できてもその要件が厳しく、移行したくても移行できない状況でしたが、電子帳簿保存法改正により要件が緩和され移行しやすくなっています。
契約書の電子化にはコスト削減をはじめさまざまなメリットがある一方、法改正により新たな義務が生まれていますので注意が必要です。そんな契約書の電子化について、法改正の詳細や、それよる請求書、納品書、雇用契約書、見積書への影響について解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは国税関係帳簿書類を電子的に保存するための要件を定めた法律です。この国税関係帳簿書類にはビジネスを進める上で欠かせない各種契約書が含まれています。
現在ではコンピュータを使って仕事をするのが当たり前になっていますが、国税関係帳簿書類は紙で保存しているという事業者が多いのが現状です。この原因の1つが従来の電子帳簿保存法が定めた電子化の要件にあるといわれています。
2022年1月以前の電子帳簿保存法でも国税関係帳簿書類の電子保存は認められていました。
しかしながら、電子的な保存をおこなうためには事前に税務署長から承認を得る必要があったり、適性事務所処理要件に従った形で社内チェック体制の整備が必要だったりと、電子化のメリットに見合わないほどコストと時間が必要でした。
これに対し2022年1月の改正法施行からは事前承認手続きや適性事務所処理要件が廃止され、その他の要件も緩和されるなど、すべての事業者が電子化を利用しやすくなっています。
一方でこの改正法により電子的に受け取った書面の紙での保存が認められなくなりました。
現在は各種契約書などをパソコンで作成するのが当たり前ですが、それを電子メールなどで受け取った場合、プリンタで印刷して保存することが許されなくなっています（2024年1月までの移行期間あり）。
このため、すべての事業者は電子的に各種契約書などを保存する体制を整えるか、あるいはすべての取引先に紙で各種契約書などを送付するよう依頼する必要があります。
電子的な保存にはコスト削減や管理の容易化といったメリットがあり、日本政府が今後もデジタル化を推進していくと予想されることから、この改正法施行をきっかけに契約書等の電子保存を検討したほうが良いかもしれません。
契約書の電子化について
契約書のなかでも請求書、納品書、雇用契約書/労働条件通知書、見積書の4つについてより具体的に現在の状況を解説します。
国税関係書類の一部である請求書は電子化が可能であり、2022年1月の改正法施行により電子化しやすくなりました。
今後はインボイス制度の導入により請求書が発行される枚数が増加するといわれています。それに伴って紙での管理により大きなコストがかかるようになるため、電子化を検討したほうが良いでしょう。
納品書も電子帳簿保存法の改正により電子化しやすくなりました。また、納品書の場合、電子化のメリットはコストだけにとどまりません。
電子的に書類を保存するシステムのなかには自社の会計システムや仕入れ管理システムと連動できるものがあり、社内業務の効率化や人的ミスの低減が図れます。AIを利用して紙の納品書を自動認識できるシステムもあり、有効活用できれば業務を一変させる可能性を秘めています。
人を雇うときに欠かせない雇用契約書と労働条件通知書のうち、雇用契約書については以前から電子化が可能だったのに対し、労働条件通知書は従来紙での交付が必要でした。しかしながら、2019年4月の労働基準法施行規則第5条の改正により労働者が同意すれば電子化が可能になり、現在では雇用関係の書類を完全に電子化できるようになっています。
雇用関係書類の電子化のメリットはより幅広い人材を獲得できる点です。労働契約のためにわざわざオフィスに出向く必要がなくなれば日本中どころか世界中の人材を採用可能になりますし、電子化により契約がスピーディーになれば他社に先駆けて優秀な人材を獲得できるかもしれません。
国税関係帳簿書類の一部として一定期間保管が義務づけられている見積書も、電子ファイルによる保管が可能です。見積書は契約に向けた重要な書類であり、紛失やミスが許されません。紙による保管で生じるこれらのリスクは、電子化によって低減できるでしょう。
また、納品書同様自社のシステムと連動することにより業務の効率化ができ、契約までの期間を短縮できます。ビジネスをよりスピーディーに進められれば、ビジネスチャンスを広げられる可能性があるかもしれません。
主に不動産業界にて用いられる売買契約書は2022年5月のデジタル改革関連法改正によって電子化が可能になりました。他の法律と併せて不動産の売買契約は完全に電子化することができます。
そのため、売買契約書を電子化するのであれば、売買契約書だけを電子化するのではなく、業務フロー全体を電子化することで、より大きなメリットとなることでしょう。
労働者派遣契約書は、かつては「書面に記載する」と法律で定められていたのですが、2021年労働者派遣法の改正によって電子化が可能となりました。就業条件明示書は法改正にて既に電子化が解禁されていましたので、2021年の法改正によて派遣元、派遣会社、派遣労働者の三者間にて発生するすべての書類の電子化が可能になりました。ただし、まだまだ書面での契約締結を求めている会社も多いので、電子契約を求める場合には、相手先の許可・同意を得ることが大切です。
建設業界にて用いられている請負契約書も電子化が可能です。建設業界の電子化は案外早く、2001年の法改正において契約書の電子化・電子契約が可能になったのですが、ほとんど進みませんでした。しかし2020年の建設業法改正、2021年のデジタル改革関連法の施工によって工事請負契約書だけではなく、工事契約前の見積もりや追加工事の追加・変更契約も電子化が可能になるなど、業界全体での電子化が進みました。また、グレーゾーン解消制度も用意されるなど、行政にて建設業界の電子化を後押ししています。
2001年に電子署名法が施行されてからも、賃貸借契約書に関しては宅地建物取引業法37条によって契約は紙で交わすこと、そして押印をすることが義務付けられていたため、なかなか電子化は認められていませんでした。しかし、2019年10月からは電子契約化するための試みが開始され、電子契約化が実質的に可能となっています。今まで時間がかかっていた契約も、電子化によってスムーズでスピーディーに行えるようになるでしょう。
外部の業者に作業を依頼する場合、「請負」という形で業務委託契約書を発行し、契約を交わすのが一般的です。ただし業務委託契約において契約書は発行が義務付けられているわけではありません。お互いに合意であれば契約は成立します。そのため、電子化も法律の問題に関係なく可能です。電子化することで、よりスムーズな契約が取り交わせるでしょう。
秘密保持契約書は、取引前・提携前・商談前などの自社情報や経営情報、技術情報や顧客情報など重要な情報が第三者に漏洩しないように、そして悪用されないように取り交わします。取引前に契約を交わす必要があるため、スピーディーな対応ができるように電子化も積極的に進められています。
領収書の電子化は、電子帳簿保存法が改正されたことで注目されています。電子データとして領収書を受け取ることも増えており、紙で受け取る領収書も電子化してまとめて保管しておけば、管理が楽です。ここでは領収書を電子化するメリットと注意点を紹介します。
企業で用いる書類を電子化する流れが進んでおり、保証契約書も電子化が進められている書類の1つです。契約書の場合は取引先の同意を得たうえで進める必要があるため、取引先と相談しながら電子化を検討しましょう。ここでは契約書の電子化の現状と電子化するメリット、注意点を紹介します。
あらゆる契約書の電子化が進む中、リース契約書も電子化の流れが高まっている契約書の1つです。無駄の削減や業務効率化といったメリットがあるため、ぜひ積極的に取り入れたいところです。ここではリース契約書の電子化の現状と電子化のメリット、注意点を紹介します。
契約書と同等の効力をもつ覚書も、電子化の流れが高まっています。コスト削減・業務の効率化といったメリットを踏まえ、電子化を検討しましょう。覚書を電子化することによって、取引先とのスムーズな取引も期待できます。ここでは覚書の電子化の現状とメリット、そして電子化するにあたっての注意点を紹介します。
準委任契約書は、外部の法人や個人に仕事を依頼する際に結ぶものです。電子化が認められている書類として、多くの企業で電子化の動きが進められています。電子化してしまえば、コストが削減できたり業務が効率化できたりというメリットがあります。また契約の遅延や抜け漏れも発生しづらく、スムーズに契約が進められるでしょう。
代理店契約書は、メーカーなどの代理で商品販売業務を行うことで手数料を得る、というエージェント契約を結ぶために必要な契約書です。法律で電子化が認められている契約書の1つで、電子化が進められています。電子化によってどのようなメリットを得られるのか、そしてどのようなことに気を付けるべきかを紹介します。
注文書（発注書）は、商品やサービスを注文する際に発行する書類です。下請法に該当する取引に関しては発行が義務づけられており、取引トラブルを防止するために発行している、という企業も多いでしょう。業種問わず、電子化が進められている書類の1つです。ここでは注文書（発注書）の電子化のメリットと注意点を紹介しています。
注文請書は、取引内容を確認・了承したという証明として発行する文書です。取引におけるトラブルを防ぐためにも役立つでしょう。主に作業や業務の注文に対して発行します。注文請書を電子化することで、取引がスピーディーでスムーズになり、より取引もしやすくなるはずです。ここでは電子化の現状やメリット、注意点を紹介しています。
取引基本契約書は、継続する取引でその都度契約書を交わさなくても良いように定めておく契約書のことです。メリットとともに注意点を把握し、スムーズに電子化が進められるように調整しましょう。ここでは取引基本契約書の電子化の現状・メリット・注意点を紹介します。
顧問契約書は、取引先と顧問契約を締結する際に交わす契約書のことです。電子化によって紙ベースでの管理が不要になるほか、押印や郵送作業も省けるため、業務効率化と社員の負担軽減が可能になります。ただし、電子署名や証明書は有効期限があるほか、電子化にあたっては取引先の承認も求められます。電子化の際は、事前に了承を取り付けておきましょう。
3条書面は、元請け業者が下請け業者に対して交付する書類をいいます。電子化によって印紙代やインク代などのコストを削減し、3条書面のスピーディな交付を実現できます。しかし、下請け業者に対して交付する電磁的方法が限られるほか、相手の事前承認が求められます。なお、事前承認については、電磁的方法で取得することが可能です。
フランチャイズ契約書は、ロイヤリティの支払いや商品・サービスの販売などについて取り決めた書面のことです。電子化後は印紙代の削減や業務効率化、管理体制の強化など、さまざまなメリットを受けられます。一方、電子化にあたっては関連する法令の確認が必要なほか、社内における業務フローの調整も求められます。
秘密保守契約書は自社の秘密情報が不正利用されるのを防止するためのもので、電子契約で締結することも可能です。電子契約なら手続きを迅速かつ効率的に進められることから、早期締結が必要な場面ではメリットの大きい手段になります。一方で、情報の取り扱いには注意が必要になるため、契約を締結する際は秘密情報の定義や範囲を明確化し、違反時の措置を決めるなどの対策が不可欠です。
