保証契約書を電子化するメリットや注意点

さまざまな分野で電子化の流れが盛んになり、保証契約書も電子化が進められています。ただし、保証契約書に関しては電子化できるものもあれば、書面で作成することが義務付けられているものもあるため、注意が必要です。

ここでは保証契約書の電子化の現状と電子化するメリット、そして注意点を紹介します。

保証契約書の電子化の現状

保証契約書などの電子化に関わる法律は、複数あります。

IT書面一括法
e-文書法
電子帳簿保存法
電子署名法
デジタル改革関連法

これらが契約書の電子化に関する法律です。

契約書の電子化が進められているとはいえ、契約書は電子化が認められるものと認められないものがあります。

電子化が認められている契約書は、以下の通りです。

業務委託契約書
顧問契約書
秘密保持契約書
売買契約書
下請法第3条書面
雇用契約書
業務請負契約書
建設工事の請負契約書
委任契約書
準委任契約書
保証契約書
賃貸借契約書
代理店契約書
定期借地契約書

今回紹介したい保証委契約書は、電子化が可能な契約書の1つに定められているため、積極的に電子化を進める業者が増えています。

保証契約書を電子化するメリット

コストや時間が削減できる

紙の契約書は課税対象であるため、印紙を貼り付ける必要があります。一方で電子契約であれば課税の対象外とされ、印紙を貼り付ける必要はなくなります。他にも、契約書の紙代や印刷代、そして郵送する際の切手代などの細かなコストもなくなり、コスト削減が期待できるでしょう。

また契約締結までの時間も大きく短縮できます。紙の契約書では、契約締結までに郵送や押印作業が発生し、契約の内容によっては契約先に訪問する必要があります。そうなると実際の契約締結までには時間がかかるでしょう。電子契約であればこれらが不要になり、契約締結までの時間は短縮可能です。スピードが大切なビジネスにおいて、締結までの時間の短縮は企業にとっての大きなメリットになるはずです。

業務効率がアップする

紙の契約書の場合、書類の準備や契約書の郵送・投函、集荷依頼など細々とした作業が発生します。電子契約に切り替えれば、今までかかっていた事務作業の手間や書類を探す時間を削減でき、業務効率はアップするでしょう。またオンライン上で完了できるため、出社しなくても対応できる点も業務効率化に役立ちます。

契約書の作成や検索にかかる手間や時間を減らすことで、他業務に対応する時間が創出できます。

管理体制やガバナンスが強化できる

電子契約にすると、データが一元管理でき、バックアップやアクセス権限によりセキュリティ強化が容易に行えるという点は大きなメリットです。紙の契約書よりも厳重な管理体制が構築できます。

また契約書がデータ化されていれば、紛失するリスクも最小限に抑えられます。契約期限の管理もしやすく、更新期限が近付いたらアラート通知ができるようにしておくと、更新漏れのトラブルも防げるでしょう。

保証契約書を電子化する注意点

取引先の協力を得る必要がある

保証契約書の締結は、取引先がいなければ成り立ちません。一方的に電子契約に切り替えることはできないため、取引先にも事前に同意を得たうえで進める必要があります。電子契約を導入する企業は増えていますが、今でも会社の方針で導入していない、紙での運用から転換が難しいと考えている企業が取引先の場合、思うように電子化が進められない可能性もあります。

取引先に対しても電子化のメリットや証拠力などをわかりやすく説明し、協力を依頼しましょう。

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