3条書面を電子化するメリットや注意点

ミライ
カエルくん

ここでは、3条書面を電子化するメリットと注意点を詳しく紹介するよ。3条書面を電子化した場合、インク代や紙代の節約が可能になるけど、電磁的方法な方法が限られるから注意してね。3条書面を交わす相手の事前承諾も取る必要があるよ。

3条書面を電子化するメリット

3条書面を電子化するメリットはコストの削減です。従来の紙ベースによる3条書面は、印紙代やインク代・紙代、封筒代などのコストがかかります。しかし、電子契約なら印紙代は不要で、インク代などのコストもかかりません。

業務の効率化・迅速化も実現できます。一連の手続きがオンラインで済むため、郵送でやり取りするよりも大幅な時間短縮が可能になります。また、契約内容の改ざんも難しくなることから、契約書の信ぴょう性を高められます。

3条書面を電子化する際の注意点

一方、3条書面を電子化するにあたっては、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

電磁的方法が限られる

3条書面を電子化する場合、電磁的方法が限定されることに注意しましょう。下請法の3条書面の記載事項等に関する規則では、相手と3条書面を交わす手段について制約を設けています。大きく分けると、以下の手段による電磁的方法が求められます。

電気通信回線を通じて送信し、受信者の電子計算機に備えたファイルで記録する方法（電子メールなど）
電気通信回線を通して下請け業者が閲覧・ファイルへの記録が可能な方法（オンラインなど）
CD-ROMやそれに準ずる方法での交付

いずれにせよ、下請け業者が3条書面を受け取り、閲覧・記録できる方法での対応が必要です。

参照元：下請代金支払遅延等防止法第3条の書面の記載事項等に関する規則 | 公正取引委員会（https://www.jftc.go.jp/shitauke/legislation/article3.html）

事前承諾の取得が必要

3条書面をメールやウェブなどを通して交付する場合、事前に下請け業者の同意を得る必要があります。何の告知もなく3条書面をメールなどで交付したり、交付後に承諾を取り付けたりしてはいけません。そのため、電子化を断られた時に備え、紙での交付にも対応できるようにしておきましょう。

なお、電磁的方法による3条書面を断られたことを理由に、契約の打ち切りや取引量の削減など、相手が不利益となる対応を行ってはいけません。独占禁止法に問われ、行政処分を課せられる可能性があります。

事前承諾は電磁的方法での取得が可能

下請け業者から事前承諾を取る場合、書面を通じた方法だけでなく、電磁的方法で対応することも可能です。例えばメールで事前承認の確認書類を送信したり、電子契約サービスを通じて同意を求めたりする手段も有効です。電子契約サービスの場合、電子署名とタイムスタンプを記録として残せますので、承諾内容の改ざんを防止できます。

ただし、事前承諾を電磁的方法で取得する際も、あらかじめ下請け業者に連絡しておく必要があります。

参照元：下請取引における電磁的記録の提供に関する留意事項 | 公正取引委員会（https://www.jftc.go.jp/shitauke/legislation/denjikiroku.html）

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