取引先から電子契約を依頼された場合

従来は紙の契約書を交わしていた取引先でも、時流に合わせて電子契約を導入し、自社に対しても電子契約での対応を求めてくるといったケースは想定されます。このページでは、取引先から電子契約を依頼された場合の注意点などをまとめました。

確認しておきたいポイント

電子契約の導入を考える際に、そもそも自社の業務や業界が電子契約への移行に適合しているかどうか確認しなければなりません。

電子契約は電子署名法やIT書面一括法、e-文書法、そして電子帳簿保存法といった法律によって制度が規定されており、業務委託契約書や秘密保持契約書、申請書や受発注書など様々な契約書面を電子化することが可能です。

ただし、不動産業界など一部の業界・業種においては紙媒体で契約書を作成して保管しなければならないというルールもあり、そもそも電子化が可能なのか確認することが欠かせません。

電子契約の導入は自社にとっても大きな変化を及ぼすものであり、安易に導入することで想定されるリスクもあります。そのため、電子契約を依頼してきた取引先との関係性や、取引先が今後も継続して取引していく相手であるのか客観的に確認することも大切です。

もし一度きりの仕事に関してだけで電子契約を依頼してきているような場合、リスクマネジメントとして電子契約導入を見送るといった判断もあるでしょう。

契約にかかる手続きや処理、契約の仕方といったルールはあらかじめ社内規定で明文化されています。そのため、電子契約を導入して契約方式を変更するとなれば、社内規定と照らし合わせて矛盾や相違が生じないよう調整することが必要です。

電子契約を導入する場合、基本的にペーパレス化に則って社内規定を変更・改訂しなければならず、電子契約に対応する社内規定の作成の仕方なども確認しておかなければなりません。

一口に電子契約といっても、実際には複数のタイプが存在しています。そのため、どのような電子契約のタイプを想定しているのかも確認します。

立会人型の電子契約サービスは、電子契約を依頼してくる送信者から送られてきたメールを確認し、そこへ記載されているリンクへアクセスして電子署名を行うことで契約を締結できるシステムです。

電子署名を行うに当たって特殊な機械やシステムは必要でなく、メールアドレスを互いに共有している間柄であればスムーズに導入することができます。また、タイムスタンプや電子署名についてはサービス提供者によってセキュリティ対策が施されたクラウドサーバでデータ保存されており、信頼性も高い点が特徴です。

当事者型とは、あらかじめ契約に関わる双方が認証局で本人確認を行い、正式に発行された電子証明書を用意して契約をする電子契約のパターンです。

認証局は国によって運営されている第三者機関であり、電子証明書の発行についても発行費用の支払いや申請手続きといったものが必要となります。

電子証明書は極めてセキュリティレベルの高い証明書であり、立会人型のようにメールアドレスを知っている人間が当事者になりすまして契約を交わすと言ったリスクを回避できます。反面、コストや作業の負担がとても大きくなることがデメリットです。

取引先から電子契約を依頼される場合でなく、自社が先んじて電子契約を導入しており、相手方にも電子契約を依頼したい場合はどんなことに気をつければ良いのでしょうか。

契約は双方が対等な関係で結ばれるものであり、一方だけが電子契約をすると決めても相手の合意がなければ契約は成立しません。

自社が電子契約を導入しており、取引先にも電子契約を導入してもらいたいと思った時は、きちんと事情を説明して電子契約を活用する意義やメリットなどを伝えた上で合意を得ることが不可欠です。

一般的に、電子契約の導入にはコストや社内規定の改定など様々な負担が伴います。そのため、心情的には電子契約を導入したくとも実務的に厳しいという場合はあるでしょう。

そのような場合は立会人型の電子契約サービスを利用して、取引先が電子契約を導入していなくても利用できるような契約方式を選択するといったこともアイデアの1つです。

もし取引先も電子契約の導入を決めたとして、自社が立会人型の電子契約サービスを使っているのに、先方が当事者型の電子契約サービスを利用するといった状況になれば、結果的に契約がスムーズにいかない可能性もあります。

双方が使っていたり、導入を検討していたりする電子契約サービスについても相互に確認することが肝要です。

電子契約はペーパレス化を促進し、サステナブルな事業戦略を構築していく上で将来的にも価値のあることかも知れません。しかし新しく制度を変えたり新システムを導入したりする際には、様々な面で変更点や負担が生じることも事実です。

特に電子契約の導入は、従来の紙ベースで行っていた業務フローなどを大きく変化させて、法的にも配慮しなければならないポイントが拡大します。そのため事前の確認を徹底し、導入後の後悔やトラブルを回避できるように努めていきましょう。

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