【派遣会社向け】労働者派遣契約書を電子化する利点とは？

労働者派遣契約書を電子化することで得られるメリットは多々あります。紙の契約書で業務を行っているものの、電子化を検討している派遣業者もあるかと思いますが、メリットだけではなく注意点も把握しておきましょう。

労働者派遣契約書の電子化が認められていなかった背景

IT化によってオンラインで行えることが増えた一方で、頑なに認められないものもありました。労働者派遣契約書もその一つで、「書面に記載する」と法律で定められていたことから、契約に至るまでの打ち合わせはオンラインで行えましたが、最終的な契約書締結は書面に記載しなければならないことから、最後は対面したり、あるいは郵送するなどして契約締結を行わなければなりませんでした。

派遣会社から登録者・労働者への労働条件・就業条件明示に関してはオンラインでも可能なのですが、事業者間契約に関しては電子化が認められていなかった根拠として挙げられるのが労働者派遣法26条と労働者派遣法施行規則21条3項です。

そこでは「書面に記載しておかなければならない」との文言があります。「書面」とは紙を意味しますので、データとしてではなく、紙面にて契約書を作成・締結しなければならないと定められていました。

法改正によって電子化が可能に

2021年、労働者派遣法が改正されました。

労働者派遣法とは派遣業界のルールとなる法律ですが、2021年に法改正されたことで、労働者派遣契約の電子化が認められることになりました。

就業条件明示書に関しては2019年の法改正にて解禁されていましたが、2021年の法改正によって派遣元、派遣先、派遣社員の三者間で発生するすべての書類の電子化が法律にて認められることとなりました。

これまで法律によって許可されていなかったことで、書面での契約書作成が義務付けられていた派遣業界ですが、法改正によって書面による契約締結だけではなく、電子契約が可能になったことで、喜んでいる派遣会社や派遣会社を利用している会社も多いことでしょう。

参照元： DottedSign公式ブログ|【派遣業必見】人材派遣契約書の電子化｜内容と電子化方法（https://www.dottedsign.com/ja/blog/contract-esign/digital-sign-haken/）

労働者派遣契約書を電子化するメリット

2019年の法改正によって労働者派遣契約書の電子化が可能になりました。そのメリットは多々ありますのでご紹介しましょう。

印刷代・保管・郵送代のコスト削減

これまで書面で契約締結を行わなければなりませんでした。

そのため、作成した書面の印刷代、さらには相手先への郵送代がかかりましたが電子契約であればこれらが不要になります。

印刷する必要はありませんし、相手への送信はメールで問題ありませんので、郵送代がかかりません。

一通当たりの郵送代はさほど高額ではないでしょう。しかし、何十、何百、大規模な派遣会社であれば何千といった単位となるケースもあるかと思いますが、郵送物が増えれば増えるほど、郵送代は増えますが、電子契約であれば基本的に郵送代がかかりません。

さらには保管コストも不要です。労働者派遣契約書は締結した後は保管しておかなければなりません。派遣会社にとっては、労働者派遣契約書だけでも膨大な量となるでしょう。保管場所を用意しなければならないので、膨大な量になればなるほど、保管コストが高まりました。

しかし電子化することで、「場所」は不要です。すべてデータとして保管できますので、書類保管のために場所を借りる必要はありません。

契約時の工数の削減

労働者派遣契約書を作成する場合、印刷だけではなく、製本や押印、さらには郵送など手間がかかりました。

また、仮にどこか一点でも不備があれば差し戻しとなるので、さらに工数が増えることになりました。

しかし電子契約書であれば印刷、製本、押印すべて不要です。

また、差し戻しとなる場合でも電子メール等での連絡となりますので、郵送のように時間がかかりません。このように、電子化するだけで工数の削減が実現します。

契約書が管理しやすくなる

先程お伝えしましたが、労働者派遣契約書は管理しなければなりません。

いつまで有効なのかや詳細な内容など、必要に応じて確認しなければなりませんが、電子契約書であれば確認が簡単です。

データなので探したい項目を検索すればよいだけです。紙での保管の場合、保管されている場所まで足を運び、さらには内容を一通ずつ確認しなければなりませんが、電子書籍であればPCの前から確認できます。

このように、電子化によって契約書の管理が簡素化されます。

テレワークでの対応が可能

昨今、テレワークを導入する会社も増えていますが、電子化されることでテレワークでも対応可能となります。

自宅であってもインターネット環境さえあれば相手に電子契約書を送付すればよいのです。

印刷はもちろんですが、郵送さえ不要なので完全在宅であっても、電子契約書の送付、さらには契約締結まで何ら問題ありません。

労働者派遣契約書を電子化する場合の注意点

労働者派遣契約書を電子化することで得られるメリットが多々あることが分かっていただけたのではないでしょうか。

しかし、メリットの裏にはいくつか気を付けなければならない点もあるので覚えておきましょう。

取引先との確認

労働者派遣契約書に限らず、契約書とは双方の合意の上で締結されるものです。自社だけで完結するものではなく、相手あってのものです。

電子契約書であってもその本質は変わりません。むしろ電子契約書というスタイルに対して、拒否反応を示される可能性もあります。

抵抗なく受け入れてくれる会社もあれば、従来同様、書面での契約締結を求める会社もあることでしょう。

そのような場合、無理に電子契約での締結を推し進めても自社の信頼を損ねるだけにしかなりません。

電子化に伴う料金

電子化もまた、費用が発生します。

郵送代、印刷代をカットできるのは間違いありませんが、電子化サービスの利用料金が必要です。

契約書の電子化サービスを提供している業者は多々あり、それぞれ費用が異なります。

月額無料で送信数が限られている所や、月額費用がかかるものの送信が自由なところなど料金体系はさまざまですが、自社にマッチした費用体系を用意している業者を利用すると良いでしょう。

電子化に伴う料金も事前に考慮してこそよりお得に利用することが可能になります。

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