フランチャイズ契約書を電子化するメリットや注意点

商品・サービスの販売権や、売上・ロイヤリティの支払い方法などについて記載されたフランチャイズ契約書。

ミライ
カエルくん

ここでは、フランチャイズ契約書を電子化するメリットや注意点について詳しく紹介するよ。フランチャイズ契約書を電子化すると、業務効率化や印紙代削減ができるけど、法律を確認しないといけないから注意してね。フローの調整も必要だよ。

フランチャイズ契約書を電子化するメリット

フランチャイズ契約書を電子化すると、さまざまなメリットが受けられます。ぜひ電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

業務効率化につながる

フランチャイズ契約書を電子化すると、契約に関わる業務の効率化が可能です。紙の場合、契約書の印刷や製本、郵送など多数のプロセスが生じるため、業務に多くの時間を割かなくてはいけません。一方、契約書を電子化すれば印刷や製本、郵送などの作業は不要になります。業務時間削減につながるほか、スピーディな契約の締結を実現できるでしょう。

印紙税の削減

印紙税の節約も可能です。紙ベースの契約書は、1件につき数百円の印紙代が必要ですが、契約数が多くなると無視できないコストになります。しかし、電子化された契約書は印紙代が不要です。契約書を別途プリントアウトして貼り付ける必要もありません。1件あたり数百円ですが、長い目で見ると大きなコスト削減につながります。

保管しやすい

保管が容易なこともメリットでしょう。フランチャイズ契約書を電子化した場合、契約内容を全てデータで保管・管理できますので、物理的なスペースが不要です。紙の契約書のように、ファイリングしたり、保管用の棚やスペースを用意したりする必要がありません。また、契約内容の確認が必要な時でも、PCなどの端末からシステムへアクセスすれば参照できます。

管理体制の強化

フランチャイズ契約書を電子化すれば、管理体制も強化できます。紙の契約書の場合、管理方法が不適切だと無関係な人に閲覧されたり、外部に持ち出されたりする危険があります。一方、電子化された契約書は閲覧可能なユーザーを制限できるため、外部への漏えいなどのリスクを抑えられます。

フランチャイズ契約書を電子化する際の注意点

さまざまなメリットがあるフランチャイズ契約書の電子化ですが、注意すべきポイントもあります。

法律の確認が必要

フランチャイズ契約書を電子化する場合、定期的に関連法規をチェックしましょう。電子契約に関わる法律は、今後改正される可能性もあります。その際に対応する契約書類の種類や、フォーマットが変更されることも考えられます。また、保存方法や電子署名の有効期限が変わる可能性も否定できません。いつでも最新の法規に対応できるよう、定期的に情報を確認しておきましょう。

電子化導入後はフローの調整をする

フランチャイズ契約書を電子化した後は、社内の業務フローを調整しましょう。紙の契約書とは違って、印刷や製本などの作業が不要なため、業務フローの大幅な変更が求められます。また、取引先とフランチャイズ契約を交わす流れも変わります。電子化後に混乱が生じないよう、業務フローの見直しと改善、マニュアルの整備を行いましょう。

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