請求書の電子化はどう進める？インボイス制度との関係も解説
近年の電子帳簿保存法の改正により、従来に比べて請求書の電子化がしやすくなりました。
これにより紙での管理が不要になるなどのメリットがある一方、電子的な請求書の紙保存ができなくなるなどの注意点も生まれています。
話題のインボイス制度との関連性も高いことから、この記事を参考に進め方を検討してください。
請求書の電子化の状況
まずは現在の請求書電子化の状況を解説します。
電子帳簿保存法の改正で電子化の気運が高まる
請求書の電子化自体は以前から認められていたものの、最近の法律改正によってよりかんたんに運用できるようになり、注目が集まっています。
従来、請求書を含む国税関係の書類を電子化するには、所轄税務署に事前申請し承認を得なくてはなりませんでした。このため費用対効果が見込めず、広く普及していたとはいいがたい状況です。
これに対し、改正された電子帳簿保存法が施行された2022年1月からは税務署への事前申請及び承認が不要となるなど、各種要件が緩和されより利用しやすくなりました。
請求書の電子化には後述するさまざまなメリットがあることから、その導入に注目が集まっています。ただ、単に請求書を電子ファイルにすればよいというわけではなく、後述する要件などに注意が必要です。
インボイス制度の導入で電子的な請求書が増える可能性
電子帳簿保存法の改正によって請求書の電子化が広まりつつある状況ですが、2023年10月から導入されるインボイス制度によってより拍車がかかるかもしれません。
インボイス制度では「適格請求書（インボイス）」と呼ばれる、売り手側が買い手側に正確な消費税額や適用税率を伝える請求書を発行する必要があります。この適格請求書がないと消費税の仕入れ税額控除が受けられないことから、扱う書類の枚数が増える状況が予想されるでしょう。
適格請求書を紙で保存するとその管理に多くのコストが必要となることから、多くの取引相手が適格請求書を含む請求書を電子的に発行するよう求めるようになるかもしれません。
これまで請求書を紙のみで発行、管理していた企業や個人事業主も、請求書の電子化について理解し運用することが求められます。
請求書の電子化のメリット
請求書を電子化するとさまざまなメリットが得られます。それらについて解説しましょう。
さまざまなコストを削減できる
請求書を電子化する最大のメリットは、さまざまなコストを削減できる点にあります。
たとえば請求書を紙にするためには紙自体を購入しなくてはなりませんし、印刷のためのプリンタやインク代も必要です。また、紙の書類の送付には送料がかかります。
さらに、請求書は一定期間保存しなくてはならないため、保管のための場所にもコストが必要であり、加えて保存期間を終えた後の廃棄にもコストが必要です。
請求書を電子化することによりこれらのコストが必要なくなり、収益を改善できる可能性があります。
セキュリティの向上につながる
請求書を電子化することより、より安全に管理・運用できるようになります。
紙の文書は経年劣化が避けられず、古い文書が読みづらくなることもあるでしょう。また、物理的な媒体だけに持ち出しやすく、紛失や情報漏洩、改ざんも比較的かんたんにできてしまいます。これらの対策のために厳重な管理をおこなうと、逆に運用性が損なわれるかもしれません。
これに対して電子化された請求書には経年劣化が起きません。アクセス権の設定、閲覧や改変の履歴記録などでセキュリティと運用性の両立も可能です。
再発行や修正が容易
請求書の電子化は受け取る側のメリットばかりが取り沙汰されますが、発行する側にもメリットがあります。
その1つが再発行や修正が容易である点です。紙の請求書の場合、請求書の再発行や修正をおこなうには印刷や発送などを1からやり直さなくてはなりません。これには大きなコストがかかります。
請求書を電子化しておけば比較的容易に再発行や修正ができるでしょう。
請求書の電子化の注意点
請求書の電子化はよいことばかりではありません。電子化する際の注意点を解説します。
電子化には要件を満たす必要がある
請求書の電子化は、単に請求書を電子ファイルにすればよいというものではありません。
たとえば、
- 内容の訂正や削除をおこなった場合に、その履歴を確認できるようにする
- 取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする
- システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付ける
といった要件を満たす必要があります。
これらを満たすシステムの導入にはコストが必要になることから、長期的なコストは削減できるものの、一時的なコスト増に備えなくてはなりません。
一部の取引は電子化が必須
2022年1月の電子帳簿保存法の改正では、電子化の要件が緩和される一方、電子ファイルで受け取った書類を紙で出力して保存することが禁止されています。
つまり、電子ファイルで請求書を発行する取引先が存在する場合、電子的な請求書を扱うシステムの導入が必須です。
最近は電子ファイルで請求書を作成するケースが多く、この変更に注意しなくてはなりません。
紙の請求書を求める取引先が残る可能性
上記のような状況から、多くの取引先が電子的な請求書に移行したとしても、紙の請求書のままにしたいと考える取引先が一定数残る可能性があります。
この場合、完全に電子的に請求書を管理する方法と、紙で受け取ったものを管理する方法の両方を用意しておかなくてはなりません。
多くの企業にとって理想は100％電子化でしょうが、その実現にはまだ時間がかかりそうです。
請求書の電子化を進めるときのポイント
請求書の電子化を進めるために最も大切なポイントが、電子的な請求書を管理するシステムやサービスの選定です。
電子帳簿保存法の要件を満たしているのは当然として、これまでの自社の管理フローを取り入れられる柔軟なシステムやサービスを選ぶと社員への教育や浸透がスムーズでしょう。
また、安全面を選定項目に入れることをおすすめします。特にリモートワークをおこなう場合は社内ネットワークだけでなくインターネットを経由して書類にアクセスすることになるため、しっかりとしたセキュリティ体制が取られているシステムやサービスを選ばなくてはなりません。
一方で紙での請求書発行を維持したいと考える取引先が一定数残ることも考慮し、紙で管理するフローも用意しましょう。
また、電子化を進める際に取引先へ確認をおこない、承諾を得ておくと安心です。
まとめ
多くの企業にとってメリットがある請求書の電子化は、2022年1月の電子帳簿保存法の改正によってより導入しやすくなりました。
インボイス制度の導入により請求書の発行数増加が予想されることから、そのコスト削減効果はより大きくなるでしょう。
請求書の電子化には要件を満たすシステムやサービスの導入が必須です。使いやすさと安全性を両立し、かつ自社の従来のやり方と親和性が高いシステムやサービス導入が、電子化成功の鍵といえるかもしれません。
法律改正によって電子取引の請求書を紙で管理できなくなったことから、多くの企業が電子化への対応を求められます。従って、請求書を電子化したいか否かにかかわらず、電子化について理解しておくことは必要です。
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