注文請書を電子化するメリットや注意点

注文請書は、注文後から納品前に作成する文書で、注文を受けたことを証明する、また契約内容に間違いがないかを確認するためのものです。受注書と同じ意味をもちますが、注文請書と受注書は契約の対象によってどちらを利用するべきかが異なります。

ここでは注文請書と受注書の違い、注文請書の電子化の現象・メリット・注意点を紹介します。

注文請書と受注書（受注票）との違い

注文請書と受注所は、注文書を受け取ったことを相手に知らせるための文書です。注文請書を発行することで、内容に間違いがないかどうかお互いに確認ができます。一方で受注書は、発注者から受けた受注内容の確認を行うために発行する文書です。

基本的に役割は同じですが、注文請書が作業や業務の提供に利用されるのに対し、受注書は主に物品の売買の際に利用されます。

注文請書の電子化の現状

注文請書は相手に対して、記載された内容で注文を引き受けました、という意思表示をする書類です。注文請書を発行せずに取引を進めるケースも多いですが、注文請書を発行していれば発注者・受注者の認識のズレが起こりにくく、トラブルが回避できるでしょう。お互いに不安なく取引を進めるために、欠かせない文書です。

注文を受けるたびに発行するとなると使用する頻度が高い書類なので、電子化にも積極的に取り組む企業が増えています。

注文請書を電子化するメリット

印刷・郵送・印紙代などが削減できる

注文請書を紙で発行していた場合、印刷コストや郵送コストがかかります。また取引の内容によっては印紙代も必要になり、少額で会っても年間を通して多くのコストが発生します。

さらには、紙の書類として保管するために保管場所を確保しなくてはならず、ファイルやキャビネットといった備品代もかさみます。

注文請書が電子化できれば、そういったコストが削減でき、印紙代も不要です。

文書を管理する負担が軽減できる

注文請書を文書で発行している場合、控えの文書を自社で管理しなくてはなりません。また過去の取引の問い合わせがあった場合、監査で提出が求められた場合には、大量にある書類の中から該当する注文請書を探し出す必要もあり、文書管理には想像以上の手間・負担がかかるでしょう。

注文請書を電子化すると、パソコン上で仕分けが可能です。また取引先名・取引内容・取引年月日などの条件で検索ができ、すぐに該当する注文請書が見つけられます。

取引がスピーディーに行える

紙の書類でやり取りするとなると、相手に届くまでに数日のタイムラグが発生します。また内容に誤りがあった場合、再度発行して郵送するとなれば、さらに数日必要です。

電子化してしまえば、メールやクラウド上でやり取りができ、発行から受け取りまでのタイムラグがほぼ生じません。もし記載ミスがあった場合でも、すぐに修正して再送できます。

注文請書を電子化する注意点

電子署名とタイムスタンプを使用する

電子化するにあたって、気を付けなくてはいけない点の1つが「改ざん」です。電子ファイルは誰が書き換えたのかといった痕跡が残らず、保管日時もPCの内蔵時計によるものなので、改ざんができます。そのため、改ざんが行われないように電子署名とタイムスタンプを使用しましょう。電子化した書類は署名者本人が作成したこと、そしてタイムスタンプの時刻に存在していたことを証明できます。

電子署名とタイムスタンプがあれば、万が一の時でも証拠として使用可能です。

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