注文書（発注書）を電子化するメリットや注意点

注文書・発注書は、企業同士の取引で品物やサービスを注文する際、発行する書類です。日本では昔から習慣として作成されています。注文書や発注書があると実際に注文・依頼したかどうかがお互いにわかりやすく、言った・言わない、のトラブルにもなりません。

ここでは注文書（発注書）の電子化の現状や電子化するメリットについて詳しく紹介します。

注文書（発注書）の電子化の現状

注文書や発注書は、商品やサービスを注文する際に交付する文書です。日常生活ではほとんど見かけないものの、ビジネスでの取引では発行されることも多いです。

下請法に該当する取引の場合は発行が義務付けられているものの、それ以外の取引であれば法律で発行が義務付けられていません。とはいっても、取引の円滑化やトラブル防止に役立つため、該当しない取引であっても発行する企業が多いでしょう。

注文書・発注書は電子化が可能な書類の１つです。電子保存の要件が年々緩和されている中、注文書や発注書の電子化を行う企業も増えています。

注文書（発注書）を電子化するメリット

コストが削減できる

注文書や発注書を電子化して紙でのやり取りをなくすことで、今まで印刷や送付にかかっていたコストを削減できます。また手間も減り、業務負荷の軽減で人的資源の有効活用にもつながりでしょう。業務を行っていた担当者の残業代や人件費といった人的コストの削減が期待できるでしょう。

テレワークが推進できる

テレワークは、新型コロナウイルスの流行をきっかけに多くの企業が取り入れている働き方です。注文書や発注書を紙で発行していると、発行や郵送のために会社に出向かなくてはならず、テレワークができません。一方で電子化していれば、出社しなくてもシステム上から処理が行えるため、時間・場所に縛られることなく業務が行えます。

セキュリティ強度がコントロールできる

紙の注文書・発注書の場合、紛失や破損、改ざんといったリスクに対応しなくてはなりません。また会社内で保管している場合、保管している場所を知っている人であれば誰でも閲覧できる状態になりやすく、アナログの対策ではセキュリティが万全であるとはいえないでしょう。

電子化すると、物理的に紛失や破損してしまう恐れがなくなり、閲覧制限をかけたりパスワードを個別設定したりすることで、セキュリティ強度がコントロールできます。さらにセキュリティツールを導入すれば、よりセキュリティ強度は高まります。

注文書（発注書）を電子化する注意点

社内の混乱を招かない事前対策をする

今まで紙で発行していた注文書や発注書を電子化する場合、パソコンやツールの使用に対して苦手意識がある社員は、戸惑ってしまいます。

電子化をした後に社内で混乱が生じる恐れもあるため、混乱を招かないように事前対策が必須です。マニュアルやテンプレートデータがあると、スムーズに電子化へ移行できます。

取引先に対応可能かどうかを確認する

社内で電子化を進めていても、取引先が電子データでの提出を認めていなければ、紙で発行しなくてはならず意味がありません。取引先が電子データでの受け取りを可能としているかをあらかじめ確認しましょう。

情報漏洩のリスクを排除する

セキュリティ対策がしやすいというメリットがある一方で、きちんとセキュリティ対策ができていないと情報漏洩のリスクが高まります。

セキュリティ対策をしっかりと行い、社内でも電子化をきっかけとしてセキュリティ意識を定着させると、情報漏洩のリスクも軽減します。

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