準委任契約書を電子化するメリットや注意点

準委任契約書は、外部の法人や個人に仕事を依頼する際に結ぶものです。ここでは準委任契約書の電子化の現状と電子化のメリット、注意点を紹介します。

準委任契約書の電子化の現状

準委任契約書は、業務委託契約の一種です。特定の業務を行うことを定めた契約のことで、業務の遂行を目的としており、結果や成果物の完成に関しては責任を求められないことが特徴です。必ず結果が出るとは限らない仕事や具体的な成果物を出すのが難しい仕事を依頼する際の業務委託契約を、準委任契約と呼んでいます。

準委任契約も、電子化できる契約書類の一つで、紙の書類で契約書を作成しなくても、電子契約で問題ありません。そのため、契約書の電子化が進む現代で、準委任契約も電子契約で…と推進する企業が増えています。

準委任契約書を電子化するメリット

契約業務が効率よく行える

紙の書類を作成する際に必要だった業務を省略できたり、ステータス管理を強化したりすることで、契約業務の効率化が可能です。

紙の書類の場合、印刷から製本、そして捺印、印紙の貼付を行い、宛名を記入して封入、最後に郵送という手順を踏まなくてはいけません。これらの作業は想像以上に手間がかかりますが、電子化すればこのような手間がかからず、契約業務が効率よく行えます。

契約の遅延や抜け漏れが発生しにくい

紙の書類を郵送して契約をする場合、相手が契約書の到着に気づかないまま日にちばかりが経過してしまう、担当者・決裁者が不在で対応が遅れる、といった問題が発生しやすいです。相手の問題なので、自社でできる対策は限られてしまいます。電子化によってステータスを可視化しやすく作業の遅延・抜け漏れが発生しにくいでしょう。

コストの削減になる

紙の書類を作成するとなると、手間だけでなくコストもかかります。大きな金額となるのは印紙税です。それ以外にも、紙の書類を作成するための印刷代、郵送するための切手代や封筒代、さらには契約書を保管しておくために必要な場所にかかる費用、過去のものを探すための人件費などもコストの一部です。

電子化によってそれらのコストが大幅に削減できます。

準委任契約書を電子化する注意点

業務フローの変化を明確化させる

準委任契約書を作成する業務フローは、今までのやり方である紙の書類でのやりとりを前提としているケースが多いです。社内の関係者はもちろんですが、顧客・パートナー会社、そして社外の関係者にも変更の協力をお願いする必要があるかもしれません。

業務フローを確認し、電子化によってどのように業務フローが変化するのか、業務効率化やコストの削減などメリットは本当にあるのかなどを考えましょう。

法律を定期的に確認する

準委任契約書は電子化が可能な書類ですが、書類によっては法律で紙の書類を必須とするケースもあります。準委任契約書を作成するにあたって、その他の契約も一緒に結ぶ場合、それらは電子化できない…というケースも出てくるかもしれません。

きちんと法律を確認するのはもちろん、定期的に法改正の動きがないかを確認することも大切です。

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