電子契約書の作り方

契約書を作るには

電子契約書の作り方は、紙の契約書と大きな違いは基本的にありません。当事者間で契約内容を取りまとめて電子契約で締結することを合意し、契約内容を反映した電子契約書を作成します。作成した電子契約書には、電子署名やタイムスタンプの付与が必要です。

ただし、電子契約書を法定書類として認めてもらうには、e-文書法の要件を満たさないといけません。また、電子契約書を自社で作成するにあたってセキュリティ対策やサーバーの管理などの環境も整える必要があるため、電子契約サービスを利用して作成するのが一般的です。

電子契約サービスなら法律を理解する時間や環境を整える労力をかけることなく、電子契約書を作成できます。

導入前にやっておくべきこと

現在の管理体制を確認する

電子契約サービスを利用するにあたって、まずは契約書の管理体制の現状を把握しましょう。管理している契約書の種類や数をはじめ、締結済みの契約内容や管理を担当している部署、契約書の権限および閲覧状況などを確認し、必要な保管容量や機能などを検討します。管理体制の現状を把握しておくことで、電子契約サービスを比較する際に自社に合っているかどうかを判断しやすくなります。

導入する電子契約サービスを決定する

現在の管理体制を把握したら、導入する電子契約サービスを決めていきます。電子契約サービスで利用できる主な機能は以下の通りです。

• 電子契約書の作成・送付機能
• ワークフロー・タスク管理機能
• 検索機能
• 原本管理機能
• タイムスタンプ機能

基幹システムと電子契約サービスを連携させたい場合は、連携が可能な機能を備えたサービスを検討しましょう。また、基幹システムと連携させるのであれば、社内のシステム担当者に事前に相談しておくとスムーズな導入を叶えられます。導入してから自社に必要な機能が備わっていないと後悔することがないように、利用できる機能を確認しておくことが大切です。

電子契約サービスの導入を社内外に通達する

導入する電子契約サービスが決まったら、電子契約に切り替えることを社内外に通達します。契約は相手がいてこそ成り立つため、一方的に通達するのではなく、導入の時期や今後必要となる手続きなどを説明し、相手の理解を得ることが重要です。導入する電子契約サービスの資料などを用意しておくと、相手の理解を得られやすくなります。

社内においては、稟議書を作成し、上層部や関連部署に通達します。稟議書を作成する際は、電子契約サービスを利用するにあたってのメリットやコストなどを正確に伝えるようにしましょう。

電子契約書のメリット

印紙税が発生しない

紙で契約書を作成する場合、印紙税法により契約の種類と金額に応じた印紙税を納める必要があります。電子契約書は印紙税法上の文書に該当しないため、印紙税がかかりません。印紙税の負担が大きかった企業の場合、電子契約に切り替えることでコスト削減につながる可能性があります。

業務効率の向上につながる

契約書を紙で作成するとなると、契約書を印刷・製本し、記名・押印する必要があります。さらに、封筒に宛名を書いて投函したり、相手が押印した契約書を受け取ってファイルに整理したり、台帳に記入したりなどの手間もかかります。また、大量の契約書を保管する場所の確保も必要です。

電子契約の場合、契約書をメールなどで送付し、オンライン上で署名するだけで契約を完結することが可能。紙の契約書で必要な事務手続きの多くを省略でき、さらに物理的な保管場所の確保や台帳の作成なども必要ありません。契約書の作成や管理などにかかっていた負担が軽減され、業務効率の向上を図れます。

自宅で業務締結できる

働き方が多様化し、リモートワークを導入する企業が増えています。ただ、リモートワークだと従業員が代表印を自宅に持ち帰れないので、紙の契約書を作成するためだけに出社しないといけません。電子契約書なら押印の必要がないため、権限さえあれば自宅にいながら契約締結ができます。

コスト削減が可能

紙の契約書の場合、紙代やトナー代、封筒代、切手代、人件費、ファイル代、書棚代、保管場所の賃料などのコストが発生します。電子契約書においては、パソコンやインターネット環境がすでにあれば、発生するコストは電子契約サービスの利用料のみとなります。

電子契約書のデメリット

契約相手の同意が必要

電子契約を締結するには、電子契約書を利用することに対して契約相手から同意を得ないといけません。そのため、相手の理解を得るための資料の準備などが必要になります。

書面の交付が必要な契約もあり

一部の契約については、法令などによって書面の交付が義務付けられているものがあります。電子契約で完結できない契約には、定期借地契約や定期借家契約、任意後見契約、訪問販売などに関わる契約などがあり。電子化の解禁が見込まれている契約もあるものの、すべての契約を電子契約で行えるわけではないということは留意しておきましょう。

インターネット障害の影響を受ける

インターネットが普及している今、仕事においてもパソコンやインターネットが欠かせないものとなっています。大規模災害の発生などでパソコンやインターネットを長期間使えない環境になった場合、電子契約を含めた事務作業のほとんどを行えないリスクがあります。

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